Planificación de los Gastos de Distribución.
Aparte de las consideraciones de la planificación es importante dedicar un serio esfuerzo al control de los gastos de distribución. En el control de los gastos de distribución se observan los mismos principios de control que para los gastos indirectos de la fábrica.
El control debe construirse en torno a los conceptos del área de responsabilidad y los objetivos de los gastos.
Los gastos de distribución comprenden dos principales categorías 1) gastos de oficina matriz y 2) gastos incurridos en el campo, desde el punto de vista de la planificación y el control, estos gastos deben planificarse por áreas de responsabilidad.
El más alto ejecutivo de comercialización tiene la responsabilidad global de desarrollar los planes o presupuestos de gastos de distribución…
En algunos casos, la planificación se hará por distritos de ventas; en otros, por productos, en cualquier caso, sin embargo, la estructura de la planificación debe apegarse a la base sobre la cual estén organizados los esfuerzos de ventas.
Los conceptos de costos controlables y no controlables, costos fijos y costos variables y el detalle por tipos de desembolsos deben emplearse en la planificación y el control de los gastos de distribución.
Los gerentes de distribución no son costos de productos ni tampoco se asignan a productos específicos, debe desarrollarse un plan separado de gastos de distribución para cada área de responsabilidad en la función de distribución.
Siguiendo el principio de la participación, al gerente de cada área de responsabilidad debe asignársele responsabilidad directa para el plan de gastos de distribución de su departamento.
Así, el gerente de promoción debe ser responsable de desarrollar el plan promocional, y los gerentes distritales de ventas deben tener la responsabilidad del desarrollo tanto de sus planes de comercialización como sus presupuestos de gastos de distribución.
Planificación de los Gastos de Administración.
Son gastos de administración todos los gastos que no sean de producción ni de distribución, y los mismos se incurren en los centros de responsabilidad que proveen supervisión y servicio a todas las funciones de la empresa, más que ejecutar ninguna función en particular.
En virtud de que una gran parte de los gastos de administración son más bien de carácter fijo que variable, persiste la idea de que no pueden controlarse, es común encontrar gastos de administración cuyos “montos exagerados” quedan justificados cuando miden por el volumen de negocios realizados.
Los gastos generales y administrativos se encuentran más bien cercanos a la alta gerencia y por lo tanto, existe una firme tendencia a soslayar su verdadera magnitud y sus efectos sobre las utilidades.
Es recomendable basar los gastos de administración presupuestados en planes y programas específicos. Dado que la mayoría de los gastos de administración son fijos, un análisis de los registros históricos con frecuencia proporciona una base sólida para su presupuesto.
El concepto de los presupuestos flexibles de gastos no ha tenido una aceptación general para el control de los gastos de administración, pero rara vez existe una razón práctica para no aplicar dicho concepto a esta clase de gastos, el hecho de que la mayoría de los gastos de administración sean fijos, simplifica la aplicación de los presupuestos flexibles.
“Ha sido una herramienta muy importante y útil para nuestro crecimiento ya que nos ha facilitado nuestros procesos en todos los niveles y con una atención personalizada excelente”.
Edith Ávila Alcaraz
Asistente de Dirección | Industrias Force
