Debido a los “misterios” del marketing digital y los algoritmos en los que se basan, llevo ya unos meses en donde me aparece constantemente publicidad en la que se me ofrecen hojas de cálculo con una serie de macros y gráficas con las que me prometen que podré realizar una gestión efectiva de la empresa, sea del tamaño que sea.
Seguramente, este tipo de sistemas sea útil si estamos hablando de microempresas y pueden ser muy beneficiosos para comenzar a ordenar los negocios, conocer con bastante exactitud lo que se está vendiendo, comprando, qué se tiene en los almacenes…
Sin embargo, cuando las empresas crecen en tamaño también lo hacen en complejidad, volumen de datos, número de clientes y proveedores, haciendo cada vez más complejo cumplir con los requerimientos provenientes del SAT…
En este blog, vamos a reflexionar sobre las ventajas que tiene para una PYME pasar de un sistema de gestión basado en hojas de cálculo (mucho más común de lo que parece) a un sistema integrado tipo ERP como ClickBalance.
Centralización de datos
Una de las principales ventajas de un ERP es su capacidad para centralizar los datos de toda la empresa en un solo lugar, a diferencia de las hojas de cálculo, donde típicamente los datos están dispersos en hojas para diferentes tipos de datos y situaciones, dificultando el acceso y la actualización de dichos datos en tiempo real.
La centralización facilita una visión unificada del negocio, mejora la precisión de la información y, por lo tanto, facilita la toma de decisiones con mejor información y más rápidamente.
Automatización de procesos
Los ERP automatizan tareas rutinarias que en las hojas de cálculo implican constantes intervenciones manuales (con el consiguiente riesgo de errores).
Esta automatización no solo optimiza el tiempo y reduce los errores, sino que permite a los colaboradores centrarse en tareas de mayor valor añadido.
Escalabilidad
A continuación, les voy a contar una experiencia personal implementando un sistema de planificación para la carga y descarga de barcos que transportaban petróleo, gas… en un puerto europeo.
En este caso, trabajaban con un “Súper Excel” en el que la entrada de datos eran los barcos que llegarían al puerto, fecha, tonelaje y carga. La hoja de cálculo calculaba los recursos necesarios para poder realizar la descarga en puerto y determinaba cuándo podría atracar y en qué muelle (en base a la disponibilidad de los mismos).
Dicha hoja de cálculo tardaba 1,5 horas en abrirse cada mañana. Sí, querido lector, lo ha leído bien: 1,5 horas. Por lo que había una persona que entraba antes en su turno para poder dar doble clic a dicha hoja de cálculo.
Este es un claro ejemplo de la poca escalabilidad de las hojas de cálculo para la gestión integrada de las empresas.
Los ERP están diseñados para trabajar con grandes volúmenes de información y, si además dicho ERP está alojado en la nube, la empresa dice “adiós” a posibles problemas con la capacidad de los servidores que usa.
Siguiendo con el ejemplo del puerto europeo, al implementar un sistema escalable y preparado para grandes volúmenes de información, la planificación de cargas y descargas de los barcos se comenzó a realizar casi instantáneamente.
Seguridad de la información
La ciberseguridad, la vulnerabilidad de la información, es uno de los mayores temores de las empresas en la actualidad.
Aunque esto es tema para un blog en sí mismo, vamos a hacer una breve reflexión.
En este punto me gustaría comentar que en la actualidad los ERP modernos, como es el caso de ClickBalance, disponen de múltiples herramientas de encriptación de datos, controles de acceso…
Además, una de las recomendaciones que hacemos desde ClickBalance a todas las empresas de tamaño medio es que, en el momento de implementar un sistema ERP, este se encuentre en la nube.
Las empresas se tienen que dedicar a gestionar su negocio y a mejorarlo, las empresas de tecnología somos expertos en garantizar la seguridad de sus datos y que el sistema de gestión esté siempre funcionando y con un grado de eficiencia excelente.
Me gustaría solo dar un consejo a las empresas: den formación constante a sus colaboradores para evitar la vulnerabilidad a través de errores humanos. Está demostrado que la mayor parte de los ataques a las empresas vienen por falta de formación en los colaboradores internos (los cuales caen en engaños como emails fraudulentos…).
Como conclusión, podríamos decir que la adopción de un sistema de gestión integrado (ERP) representa una inversión en la eficiencia, escalabilidad y seguridad de la gestión empresarial. Aunque las hojas de cálculo pueden ser herramientas útiles para tareas específicas y al inicio de la vida de las empresas, carecen de la robustez, integración y capacidades automatizadas de los ERP.
