Si dentro de tu empresa no se contempla la facturación y control de cuentas por cobrar y pagar como eslabones importantes del proceso comercial te diré que estás tirando tu dinero y el de tu empresa.
Según el Servicio de Administración Tributaria (SAT), los negocios que facturan electrónicamente ahorran hasta el 80% de sus costos de operación.
Las empresas que controlan sus cuentas por cobrar y por pagar han experimentado mejoras en su eficiencia y rentabilidad,reducen riesgos de pérdidas de recursos, obtienen información contable confiable y cumplen con las normas y regulaciones vigentes ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público.
¿Por qué la facturación y control de cuentas son piedra angular del proceso comercial en tu empresa?
- Las cuentas por cobrar en tu empresa son todos los recursos económicos que en un plazo determinado de tiempo generarán un beneficio expresado en dinero. En otras palabras las cuentas por cobrar son todas las ventas a crédito que tu empresa o negocio realiza y que en muchos casos son respaldadas por facturas.
- Una factura respalda la compra-venta de un bien o de un servicio, es muy importante al momento de declarar impuestos ya que a través de ella el SAT puede reembolsarle a tu empresa algunos impuestos.
- Las cuentas por pagar son todos los adeudos a pagar por servicios recibidos, impuestos,gastos realizados o activos comprados.Es decir, las cuentas por pagar son las operaciones a corto o largo plazo que generan un gasto económico para tu empresa.
Mediante la emisión de facturas se documentan y controlan los ingresos de la empresa, lo que significa que gracias a las facturas podrás saber cual es la situación económica de tu empresa ya que podrás contrastar cuanto dinero ha ingresado al negocio contra la cantidad que se esperaba ganar.
La facturación y control de cuentas como parte del proceso comercial
Ahora que ya sabes el papel tan importante que juegan en tu empresa la facturación y control de cuentas seguramente te preguntarás cómo incorporar ambos elementos al proceso comercial de manera exitosa.
Cuando una factura o una orden de compra ingresa a tu empresa su primera parada es en el proceso comercial donde se sincroniza la información de esa compra u orden de compra entre cliente y proveedor.
Entre más claro sea el proceso de concordar la información entre ambas partes, mayores serán los beneficios que tu empresa tendrá en el control del proceso administrativo y comercial.
Alguno de los beneficios que verás son:
- Mejorará la recepción y comprobación de productos que ingresan.
- Mayor control en la recepción y validación de facturas y pagos.
- Incrementará el control de almacén e inventario.
Sabemos que el proceso comercial esta compuesto por muchas variables que en algunas ocasiones pueden ser difíciles de controlar; para situaciones como esta, existen algunos software especializados en procesos comerciales y administrativos que se conocen como «Sistema ERP» .
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