Preguntas frecuentes de la contabilidad electrónica

Con la contabilidad electrónica todos los contribuyentes están obligados a llevar los registros que integran la contabilidad en medios electrónicos y a ingresar su información mensualmente a través de la página de Internet del SAT (Servicio de Administración Tributaria).

Todos los documentos deben estar escritos en español y con la información expresada en pesos mexicanos; en cuanto al formato, el SAT requiere que estén comprimidos en un archivo «.ZIP» y que cada documento esté en formato «XML».

De acuerdo a las preguntas frecuentes de la contabilidad electrónica que se encuentran en el portal del SAT, te traemos las 10 que consideramos son las más populares:

1.-¿Cómo se captura o realiza la contabilidad electrónica?

El contribuyente deberá generar por medios propios o con apoyo de algún sistema o software los archivos XML con el detalle de su contabilidad electrónica, según los esquemas (XSD) publicados por el SAT para:

• «Catálogo de cuentas»
• «Balanza de Comprobación»
• «Pólizas del Periodo»
• «Auxiliar de cuenta o subcuenta»
• «Auxiliar de folios fiscales»

Además de que se deberá de aplicar a cada archivo la compresión en formato .zip y cumplir con la nomenclatura establecida.

2.-¿Cómo se envía al SAT la contabilidad electrónica?

Bien, el procedimiento es el siguiente:

• Primero que nada debes de contar con la firma electrónica vigente (FIEL).
• Debes de tener el(los) archivo(s) XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida.
• Contar con acceso a Internet para realizar el envío.
• Una vez que el contribuyente tiene el o los archivos .ZIP con el detalle de su contabilidad electrónica, de acuerdo a los esquemas (XSD) publicados por el SAT, deberá ingresar a la página del SAT, en Trámites y servicios, Buzón Tributario (autenticarse con su Firma Electrónica (Fiel) o bien con su usuario y contraseña) seleccionar Aplicaciones Contabilidad Electrónica y Envío.
• Dentro del proceso de envío, el sistema da la opción de sellar la información a enviar.
• Se deberá seleccionar la información a enviar, indicando alguno de los siguientes motivos de envío:
  • Envío Mensual.
  • Acto de Fiscalización.
  • Fiscalización Compulsa.
  • Devolución.
  • Compensación.
• Se adjuntan los archivos a enviar de acuerdo con el motivo de envío seleccionado.
• El sistema pide confirmación del envío y al seleccionar “de acuerdo” se realiza el envío de la información contable.
• La información se procesará y posteriormente el contribuyente podrá ingresar a la consulta de acuses para verificar si su información terminó de procesarse y obtendrá el acuse definitivo de aceptación o rechazo de la misma.

3.-¿A partir de qué periodo se deberá entregar el catálogo de cuentas y balanza de comprobación?

A partir de Enero de 2015 los siguientes contribuyentes:

• Sistema financiero.
• Personas morales y personas físicas con ingresos acumulables mayores o iguales a cuatro millones de pesos en el ejercicio 2013.

A partir de Enero de 2016 los siguientes contribuyentes:

• Personas morales y personas físicas con ingresos acumulables menores a cuatro millones de pesos en el ejercicio 2013
• Personas morales y personas físicas del sector primario.
• Personas morales con fines no lucrativos.
• Personas morales y personas físicas inscritas en 2014, 2015 o 2016.

4.-¿Cómo se deben nombrar los archivos que se tienen que enviar?

El catálogo de cuentas, balanza de comprobación, pólizas del periodo, auxiliar de cuenta o subcuenta, auxiliar de folios de los comprobantes fiscales, deben nombrarse de la siguiente manera:

• RFC : conformado por 12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea persona moral o persona física.
• Ejercicio: conformado por 4 caracteres que identifican el año al que corresponde la información que se envía.
• Periodo: conformado por 2 caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información que se envía.
• Clave:
  • Caracteres CT que identifican el catálogo de cuentas.
  • Caracteres BN que identifican a las balanzas de comprobación con información normal.
  • Caracteres BC que identifican a las balanzas de comprobación con información complementaria.
  • Caracteres PL que identifican las pólizas del periodo.
  • Caracteres XC que identifican el auxiliar de cuenta o subcuenta.
  • Caracteres XF que identifican el auxiliar de folios.
• Extensión: caracteres zip que identifican que un archivo está comprimido.

5.-¿A qué nivel deben enviarse el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación?

El catálogo de cuentas y la balanza de comprobación deberán enviarse como mínimo a dos niveles (cuenta mayor y subcuenta a primer nivel), excepto cuando los contribuyentes generen únicamente cuentas de nivel mayor en su catálogo de cuentas, éste deberá asociarse a nivel de subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT.

6.-¿Qué tipo de cuentas se deben incluir en las balanzas de comprobación?

Todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Resultado Integral de Financiamiento y Cuentas de Orden, que tengan saldos o movimientos en el periodo.

7.-¿Qué información debo proporcionar derivado de una solicitud de devolución o compensación?

La misma que actualmente se solicita, es decir, información y documentación relacionada con el trámite de la devolución o compensación. En el caso de que se solicite información de pólizas deberá enviarse en el formato XML conforme al Anexo 24.

8.-¿Cuándo se debe entregar la información de pólizas contables y auxiliares de cuentas, así como el auxiliar del folio fiscal de pólizas?

Sólo cuando esta información se solicite en el ejercicio de facultades o en el trámite de una devolución o compensación.

9.-¿Qué seguridad tendrá el contribuyente para que su información contable enviada al SAT no sea divulgada a terceros?

Al respecto es importante considerar que todas las aplicaciones son parte de los sistemas del SAT, por lo que toda la información que se recibe es confidencial, misma que se incorpora y protege en los sistemas institucionales, de conformidad con los lineamientos de Protección de Datos Personales y con las diversas disposiciones fiscales y legales sobre la confidencialidad.

10.-¿Es necesario llevar una contabilidad diferente a la financiera?

No, la contabilidad es la que se lleva actualmente en las empresas bajo las normas de información financiera que hayan adoptado (NIF, IFRS, US GAAP, etc.).

Si no has encontrado la pregunta que buscabas, te dejamos el listado completo de las preguntas frecuentes de la contabilidad electrónica publicadas en el SAT.

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Saludos.
Raúl.