Mantener una empresa en funcionamiento y hacerla crecer requiere que sus administradores enfrenten un sinnúmero de compromisos; uno de los más importantes está relacionada al área financiera: cumplir oportunamente con las cuentas por pagar.
Seguramente en tu negocio, como en la mayoría, se utiliza el crédito al consumo cuando se solicita el servicio de un proveedor o se adquieren materiales nuevos. Esto significa que tendrás un periodo de tiempo determinado para pagar lo consumido, de la misma manera que tus clientes se comprometen a pagarte cada vez que les otorgas un crédito.
Cuentas por pagar
A los adeudos que tu empresa tiene con otras organizaciones (proveedores) por concepto de compras de insumos o servicios recibidos se conocen como «cuentas por pagar» y se recomienda que exista un control interno sobre estas, el cual debe respaldar y registrar todas las operaciones, así será mucho más fácil realizar tus pagos a tiempo o llevar a cabo consultas de movimientos y saldos cuando sea necesario.
Si estas al corriente con tus proveedores es mucho más sencillo gestionar descuentos por pronto pago, podrás negociar plazos extras para liquidar la deuda. Es decir, no sólo tendrás una relación sana con quienes suministran a tu empresa, sino que podrás obtener beneficios de esto.
Cuentas por cobrar
De igual manera, posiblemente tus clientes también tienen la oportunidad de adquirir tus productos sin tener que efectuar el pago total de manera inmediata, comprometiéndose a liquidar su adeudo en determinado tiempo. Cada una de los créditos otorgados que se espera cobrar en el futuro, reciben el nombre de «cuentas por cobrar».
La buena o mala administración de las cuentas por cobrar y por pagar influye directamente en la situación económica de tu empresa, y esto se refleja en el balance general de la misma. Administrar correctamente las finanzas de tu empresa te permitirá proteger los recursos de tu negocio y tomar decisiones adecuadas que involucren dinero como pago a proveedores, pagos de empleados, compras de insumos, hacer una inversión, etc.
Por lo anterior, es necesario tener información al día sobre los saldos de clientes y deudores, ya que de las cuentas por cobrar y por pagar se obtiene una gran parte del flujo económico de la empresa.
Si buscas que tu empresa tenga una gestión de la administración exitosa con información actualizada al momento que permita realizar análisis financieros y contables que ayudarán a tomar buenas decisiones para la organización, lo que necesitas es un ERP.
Un ERP (Enterprise Resource Planning) o un sistema de planeación de recursos empresariales es una herramienta que gestiona las operaciones del proceso contable, además a que integra cada proceso y operación importante para el funcionamiento de tu empresa en un solo sistema, generando un canal de comunicación directo entre cada área del negocio.
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