Subirse a la nube, o quedarse en tierra

Cada día es más común para los empresarios, y para el público en general usar aplicaciones en la nube, sin embargo a nivel de las Pequeñas y Medianas Empresas en México aún falta mucho por avanzar para que la nube sea adoptada como la primera opción, ya que la mayoría se cuestiona cuál sería la mejor solución, si subirse a la nube, o quedarse en la tierra.

Hoy existen muchos servicios empresariales en la nube como Dropbox, Bitrix, ClickBalance, Salesup, etc. con soluciones que van desde un simple almacenamiento de archivos, aplicaciones de colaboración, sistemas de ventas hasta ERPs completos. Y también hay una amplia oferta de infraestructura en la nube como SoftLayer de IBM, Google Cloud Platform, Rackspace, o el mismo GoDaddy entre muchos otros.

Las preocupaciones principales de parte de los usuarios comúnmente están alrededor de temas de seguridad: “si está en Internet, cualquiera puede ver mi información”, “El Gobierno me va a tener bien vigilado”, “Mis competidores pueden hackear mis datos”, etc. Sin embargo, la seguridad es uno de los factores que más cuidan estos proveedores virtuales y en muchos sentidos es superior a la seguridad de tener equipos y aplicaciones en tierra firme, dentro de la empresa, ya que en la nube no hay posibilidad de que ocurran cosas como: Robo de equipos, accesos indebidos, robo de información por puertos USB, daño al equipo que ocasionen  pérdida de la información, respaldos mal hechos, accidentes, etc. Todos éstos son problemas comunes entre los que tienen plataformas en sus oficinas.

Al estar en la nube, los empresarios tienen algunas ventajas adicionales: Se requiere de una menor inversión inicial (a veces ridículamente menor), no es necesario tener personal técnico ni conocimientos especializados, permite disponer de más espacio físico en la empresa, además si la aplicación o los servicios no son de su completa satisfacción, puede cambiar de proveedor fácilmente. Todo esto le permite al empresario concentrarse mejor en su negocio, y olvidarse de temas tecnológicos que lo distraen de su principal prioridad: sus clientes.

Decidir sobre usar una opción u otra no es tarea fácil. Por eso hay que hacer comparativas basadas en hechos, y no en suposiciones o miedos que nos impiden ver las cosas de manera objetiva, por esto te presentamos esta guía para subirte a la nube sin riesgo a caerte.

• Define claramente lo que necesitas: En base a las necesidades de control en tu negocio, determina cual es tu problema principal, aquel que causa la mayoría de tus dolores de cabeza y que te cuesta más dinero.  Si te enfocas en resolver primero ese problema te darás cuenta que otros problemas secundarios quedarán resueltos automáticamente.  Identifica tus prioridades y ve uno por uno, no pretendas resolver todo de un golpe porque eso no es posible.
• Analiza tus procesos, y corrige si es necesario.  Usualmente las empresas tienen algún proceso mal afinado alrededor de su problema principal, que representa re trabajos, ineficiencias, mermas, costos extras o tiempos adicionales. Así que antes de pensar en automatizar con una solución en la nube, corrige esos procesos ineficientes. De lo contrario corres el grave riesgo de “automatizar la ineficiencia” y eso simplemente quiere decir que cometerás más errores apoyado con la tecnología.

No inicies nunca un proyecto de sistemas sin antes revisar y corregir procesos.

• Investiga: Ya que sabes cuál es tu problema principal y que has encontrado y corregido algún proceso mal afinado, necesitas conocer las opciones.

Ve a internet y busca en Google en base a la descripción de tu problema. Puedes teclear: “Sistemas administrativos y contables”, “Sistemas de gestión empresarial”, “sistemas de control de inventario”, etc.  Encontrarás muchas opciones de sistemas y de proveedores que te podrán dar una alternativa.

Analiza y compara. Busca proveedores serios, con permanencia en el mercado, que tengan buen nivel de soporte a usuarios, con buenos socios tecnológicos y sobretodo, que estén interesados en ayudarte a resolver tu problema.

• Determina tu presupuesto: Es necesario que tengas claro cuánto tienes para invertir, y en cuanto tiempo lo puede hacer. Cuida tus flujos sin comprometer la salud de tu negocio.

  Obviamente todos buscamos ahorrar, pero muchas veces cometemos errores de cálculo y nos fijamos solo en el precio de adquirir la plataforma de sistemas, y dejamos fuera del análisis los costos asociados y los costos recurrentes.

  Una plataforma física de sistemas requiere mayores niveles de inversión inicial, y mayores gastos de mantenimiento. Una plataforma en la nube por el contrario minimiza estos costos a cambio de una renta.  Por lo que debes hacer al menos dos escenarios comparativos a tres años, que incluyan todos estos costos para determinar la mejor opción. Incluye en tu análisis: mantenimientos, actualizaciones, compra de equipo en cada tipo de solución, entrenamiento técnico, sueldos adicionales, etc.

• Toma acción. Si decidirse fue difícil, hacerlo puede ser aun más… Define un responsable interno del proyecto, alguien que tenga conocimiento profundo de tu negocio y que tenga capacidad para decidir (sí, estamos hablando de ti).  No se trata de contratar a un proveedor y encargarles la solución. Esto es un trabajo en colaboración porque nadie conoce mejor tu negocio que tú mismo. Por más experiencia y capacidad técnica por parte de tu proveedor, el no podrá ayudarte si no le dedicas tiempo y una buena comunicación. 

Otro factor de éxito es la administración del cambio.  Es común en este tipo de proyectos enfrentar rechazo de la gente, quienes están acostumbrados a trabajar de una forma que con el tiempo se convirtió en cómoda y segura. Sin embargo una dosis de incomodidad introducida por el nuevo sistema podrá motivar a todos a aprender cosas nuevas y participar en el cambio.

La actitud de la gente puede echar todo a perder, por lo que deberás liderar el cambio con seguridad y convicción.

Como vemos, elegir una solución en la nube no es un tema tecnológico,  principalmente es un tema de negocios y hay que analizar los pros y los contras en diferentes ángulos.  La evidencia nos dice que hoy en día las soluciones en la nube tienen todo para ayudar al empresario a resolver sus principales problemas y ofrecerle la mejor alternativa costo-beneficio.  Pero tú tienes la última palabra.