El cierre contable es un procedimiento que todas las empresas deben realizar para conocer el resultado contable anual de su negocio y presentarlo ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). Sin embargo, dado que es una tarea compleja, lo más recomendable es implementar un sistema ERP para automatizar el proceso y garantizar que no haya errores.
¿Qué es el cierre contable?
En el cierre contable se clausuran las cuentas de resultados anuales de la empresa, en específico, las de Ingresos, Gastos, Costos de venta y Costos de producción, para luego trasladarlas a las cuentas de balance respectivas, denominadas: Activo, Pasivo y Patrimonio.
Con esto, se calcula el total de pérdidas o ganancias de la empresa dentro de un periodo específico. El ejercicio económico de las empresas inicia el 1 de enero y termina el 31 de diciembre del mismo año; por lo que el cierre contable se suele realizar entre el 1 de enero y el 31 de marzo del siguiente año.
Se considera que un resultado es positivo para la empresa si se reflejan ganancias durante el periodo, que se denominan como utilidades. Por el contrario, si los costos y gastos son mayores que los ingresos, entonces se habla de un resultado negativo que produce pérdidas y la disminución de la cuenta de Patrimonio.
Consejos para el cierre contable de una empresa
Lo primero para realizar el cierre contable es comprobar que la contabilidad de la empresa esté cuadrada, es decir, que los datos correspondan con lo que se establece en los libros contables. En caso de identificar algún error, será necesario resolverlo antes de seguir con el procedimiento.
Si bien existen muchas herramientas diseñadas para facilitar los procesos contables, lo mejor es contar con un sistema ERP que pueda integrar todas las áreas de la empresa y mantener actualizados los datos para realizar un balance de comprobación de sumas y saldos correcto.
Así, una vez que se tiene la seguridad de que los datos son correctos, se puede continuar con los siguientes pasos del proceso, que son:
1. Revisión del Plan de Cuentas
Se debe comprobar que no haya ningún error en el Plan de Cuentas, que contiene todos los elementos que conforman la contabilidad de la empresa, en grupos como Financiación básica, Existencias, Cuentas financieras, etc. En el cierre contable se revisan las cuentas de de Ingresos, Gastos, Costos de venta y Costos de producción. Así como las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio en el balance general.
En este punto, un sistema ERP es mucho más eficiente que las hojas de cálculo o que cualquier software, ya que permite tener una visibilidad total de la información de la empresa y generar reportes de las cuentas en distintos formatos.
2. Recuento de existencias
Este paso sirve para conocer cuántas mercancías o materias primas compradas no se han consumido a lo largo del año. También, en este caso, tener un sistema ERP que integre un buen proceso de control de inventarios facilita mucho más la obtención de datos específicos respecto a las existencias en almacén.
3. Reclasificación de las deudas y créditos pendientes
Por otra parte, se deben clasificar nuevamente las cuentas, principalmente las de Bancos, Clientes, Proveedores, y cualquier otra que resulte con un saldo en rojo o negativo. Deben considerarse las deudas que pertenecen al año contable en curso y los créditos pendientes de cobro.
4. Ajustes por periodización
Antes de cancelar las cuentas de resultado, se deben realizar los ajustes y conciliaciones necesarias. Algunos de los ajustes más importantes que se deben hacer son la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios.
También es importante realizar la conciliación de las cuentas bancarias, algo que se puede hacer al instante desde un sistema ERP. Esto sirve para conectar las cuentas correspondientes con las operaciones diarias de la empresa.
5. Regularización de pérdidas y ganancias
Es necesario regularizar las cuentas de Compras y Gastos, así como la de Ventas e Ingresos, para obtener el resultado del ejercicio y saber las utilidades o pérdidas del periodo. Asimismo, se deben regularizar las cuentas de Gastos e Ingresos imputados al patrimonio neto.
6. Amortizaciones e inmovilizado material
De igual modo, es necesario llevar un registro financiero de cada bien de la empresa, que contenga información sobre el precio de adquisición, coeficiente de amortización, valor residual, las cuotas en cada ejercicio y la amortización acumulada.
7. Cierre del libro de inventarios y cuentas anuales
En el libro de inventarios y cuentas anuales, deben quedar reflejados todos los movimientos del balance inicial al comienzo del ejercicio, los balances de comprobación de sumas y saldos, el inventario de cierre y las cuentas anuales.
8. Asientos contables del cierre
Las empresas requieren hacer el asiento de regularización para saber las ganancias o pérdidas que tuvieron, a través del reflejo de la diferencia entre ingresos y gastos. En tanto, en el asiento de cierre contable es en donde se cancelan los saldos de todas las cuentas abiertas durante el año. Finalmente, se abre el asiento de apertura, que marca el inicio de un nuevo año contable.
La elaboración de los asientos contables se puede realizar de manera más fácil con un sistema ERP que integre un módulo de contabilidad electrónica. Aunado a ello, el control y gestión de la información que brinda este sistema se puede aprovechar para tomar en cuenta las variables del próximo periodo y, con ello, llevar una planeación constante para la empresa.
Contabilidad precisa con un sistema ERP
Como se ha visto, el cierre contable es un proceso que requiere de la verificación y el ajuste de muchos datos. Si no se automatizan de manera eficiente los procesos que conlleva, es posible que surjan diversos problemas derivados de errores en los registros de los movimientos; tales como anotar valores equivocados, registrar cifras en cuentas que no corresponden o simplemente no documentar las operaciones.
Por ello, si quieres ir un paso más allá en la administración financiera, la mejor opción es implementar un sistema ERP en tu empresa, con el que podrás llevar una contabilidad sana durante todo el año. Esto te permitirá entregar un cierre contable sin errores ante las autoridades, para cumplir con tus obligaciones fiscales sin ningún problema.
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