El sistema de inventarios PEPS (primeras entradas, primeras salidas) es uno de los más utilizados por los negocios tanto grandes como pequeños, que necesitan llevar un control exacto de todas las mercancías que tienen en almacén. Este método es una gran herramienta para fijar las cifras de los costos totales de las ganancias, así como de las entradas y salidas de los productos.
A continuación, te hablaremos más sobre las características, el funcionamiento y los beneficios de realizar el control de inventarios con el método PEPS.
¿Qué es el sistema de inventarios PEPS y cuáles son sus características?
El PEPS, también conocido como FIFO (first inputs, first outputs), consiste en identificar los productos que ingresaron primero al almacén, para darles una salida inmediata, ya sea por venta o traspaso. Para esto, se utiliza un orden cronológico que permite llevar un registro de las mercancías compradas, vendidas y en existencia.
Este sistema de inventarios se emplea mucho para el manejo de perecederos o productos que están en constante movimiento, ya que, al sacar los productos más antiguos primero, se evita que las mercancías caduquen o bien, se devalúen con el tiempo.
Este método suele utilizarse sobre todo por empresas o negocios que cuentan con un Kardex o un inventario permanente de todos los productos. Pues facilita el control por fechas de la entrada o salida de las mercancías, así como de las existencias en el almacén y otros datos relevantes.
Para estructurar el registro de las mercancías, se tienen que reunir una serie de datos, que pueden variar de acuerdo con las características de cada empresa. Los campos principales son:
- Inventario inicial (total de productos comprados al inicio del periodo)
- Fecha (señala el día que se realiza cada operación)
- Detalle de producto (descripción de la mercancía)
- Cantidad de unidades de entrada (número de productos comprados)
- Precio de unidad de entrada (costo de un solo producto comprado)
- Costo total de entradas (la cantidad de productos de compra por el precio de la unidad)
- Cantidad de unidades de salida (número de productos vendidos)
- Precios de unidad de salida (costo de un solo producto vendido)
- Precio total de ventas (la cantidad de productos vendidos por su precio)
- Total de unidades en existencia o saldo (diferencia que se obtiene del número total de unidades compradas y el total de unidades vendidas)
- Inventario final (diferencia entre el costo total de unidades compradas y el costo total de unidades vendidas en el final del periodo)
Beneficios del sistema de inventarios PEPS
Una de las ventajas de utilizar este sistema para el control de inventarios es que los movimientos permanecen actualizados, por lo que siempre se puede obtener el costo total de las operaciones que se realizan en el almacén.
El PEPS refleja con claridad las cifras de cada una de las operaciones realizadas cronológicamente, desde el costo de la mercancía vendida en cada transacción y en su totalidad; hasta las existencias después de cada transacción y la utilidad bruta. En el caso de existir devoluciones de producto, por parte de los proveedores o compradores, se hacen por el mismo valor que tenían cuando fueron vendidos.
Por otra parte, cuando hay un constante aumento de la inflación, es posible dar precios más bajos a los compradores, gracias a que los productos fueron adquiridos antes a precios inferiores que el actual. Lo que permite obtener mayores beneficios brutos.
El PEPS es el sistema de inventarios que genera menor gasto, pues reduce el mantenimiento de registros antiguos. Asimismo, este método tiene validez contable, pues al finalizar el periodo contable, las existencias quedan valuadas a los últimos precios de costo de adquisición o producción. Con esto, el inventario final, que aparece en el balance general, queda valuado muy cerca de los costos actuales o de reposición.
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Ahora bien, una manera de optimizar el sistema de inventarios PEPS es mediante un software que tenga la capacidad de emitir los reportes que tu empresa necesita (existencias, costos, Kardex), para visualizar todos los movimientos de producto.
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