Llevar un buen control de inventarios puede ser un gran desafío, pero es algo fundamental para cualquier empresa. Si bien el principal recurso para garantizar el control de las mercancías es implementar un sistema de inventarios, existen muchas otras herramientas que pueden contribuir a impulsar la eficiencia en cada uno de los procesos en el almacén.
El control de inventarios es clave para evitar pérdidas financieras a las empresas, así como para mejorar el servicio al cliente y reducir el tiempo que se invierte en la ejecución de tareas repetitivas, mismo que puede usarse en cuestiones más importantes como el desarrollo de estrategias de crecimiento para el negocio.
Complementos para un sistema de inventarios
Existen muchas herramientas útiles para complementar un sistema de inventarios, que pueden ayudar a aumentar la calidad en el control de los productos físicos de las empresas y aportar otros beneficios, tales como:
- Brindar información actualizada
- Generar ahorros de tiempo en la elaboración de inventarios
- Garantizar un control de inventarios más acertado
- Proporcionar antecedentes de inventarios realizados
- Agregar características de los productos que se manejan al momento de realizar las entradas de mercancía y los movimientos al inventario, como pueden ser: fecha de caducidad, lote, zona de distribución, etc.
Las herramientas para el control de inventarios están basadas en métodos o estrategias que buscan simplificar el proceso comercial. Además, pueden adaptarse a las especificaciones de cada empresa, dependiendo del giro o la complejidad de los procesos de trabajo que esta maneje.
Algunas de estas herramientas son:
1. Métodos para el control de inventarios
Existen distintos tipos de métodos para el control de inventarios, cuya implementación depende de las necesidades específicas de cada empresa. El objetivo de estos es llevar un registro transparente de las existencias físicas, que sirva para planificar y controlar mejor la disponibilidad de todos los productos.
Entre los más populares, se encuentra el método ABC, que se utiliza para clasificar los productos de acuerdo con el valor monetario que representan para la empresa. Las categorías que se usan son: Clase A (alta prioridad), Clase B (prioridad media) y Clase C (prioridad baja). Con esta técnica, las empresas pueden enfocar su atención en los productos que tengan una mayor importancia y aumentar su rentabilidad, así como mejorar la toma decisiones en torno al abastecimiento de mercancías o las tendencias del mercado.
Otros de los más utilizados son el método PEPS (primeras entradas, primeras salidas), que es útil para fijar las cifras de los costos totales de las ganancias. Así también, existe el método EOQ, cuyo objetivo es hallar el punto en que los costos por pedir un producto y los costos por mantenerlo en inventario se igualan, a fin de reducir el costo general.
2. Punto de Re-orden
Este punto indica el nivel de stock de seguridad de cada producto que maneja la empresa y los tiempos de entrega de la mercancía por parte del proveedor. Antes de llegar al punto límite, es necesario hacer un nuevo pedido para evitar que altere la cadena de suministro.
La gestión eficaz de un sistema de inventarios permite encontrar un equilibrio entre los costos de la mercancía y el riesgo de ruptura de stock. Con esto, se asegura la satisfacción de la demanda hasta abastecer de nuevo el producto.
3. Control de producción
Este control se encarga de hacer un seguimiento para cumplir con los plazos de entrega y la utilización de los recursos dentro de la empresa. Al mantener el control de la producción, se deben tomar en cuenta ciertas variables como:
- Vigilar el estado de los inventarios
- Asegurar los recursos para cada proceso
- Conocer los posibles imprevistos en la cadena productiva
- Entregar los productos en los plazos de entrega correctos
- Verificar la trazabilidad de cada producto
El control de producción permite ajustar el rendimiento de la empresa a los niveles de recursos existentes, evitando que se generen desperdicios. También, ayuda a cumplir con los tiempos y cantidades estipuladas, sin mencionar que brinda un mejor conocimiento de la capacidad que tiene el negocio, proporcionando planes de respaldo en caso de imprevistos en la producción.
4. Control de inventarios en cada una de las áreas
Para optimizar los movimientos de almacén y venta, es importante implementar un sistema de inventarios en cada una de las áreas de la empresa. Existen diferentes sistemas de información logística, que van desde el control de presupuestos; pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad, para la determinación de costos de los inventarios.
El control de inventarios permite conocer el estado financiero de cada área de la empresa y, a partir de esto, tomar decisiones estratégicas que ayuden a mejorar la competitividad del negocio, así como a mantener un correcto balance entre las existencias y la distribución.
Algunos de los tipos de sistemas de inventarios que existen son:
- Control de inventario según su movimiento, que abarca el inventario inicial y final.
- Control según la logística, en donde se maneja el inventario de prevención y de lote.
- Control de inventario por regularidad o periodicidad, ya sea trimestral, anual o perpetua.
- Control de inventario por forma, que abarca las materias primas, productos terminados, etc.
5. Sistema de gestión de inventarios
Para lograr una operación rentable y eficiente, es preciso tener una visibilidad total del proceso de inventarios. Esto se puede lograr implementando un sistema de gestión que se adapte a las necesidades específicas de cada empresa y que logre integrar diversas áreas, tales como la de compras, contabilidad electrónica, facturación, pagos-cobros, etc.
La gestión automatizada de los inventarios puede traer múltiples beneficios a las empresas, como la reducción de costos, la mejora de la productividad, el ahorro de espacio en almacén y el aumento de la satisfacción de los clientes al cumplir con envío más rápidos y eficientes.
Más control con un sistema ERP
“El control de inventarios es la base de un equilibrio económico para tu empresa o negocio…”
Sin duda, uno de los objetivos para hacer crecer un negocio debe ser encontrar las mejores herramientas que ayuden a optimizar el tiempo y esfuerzo, a fin de llegar a las metas establecidas día con día.
Si bien un sistema de gestión de inventarios es un primer paso para comenzar a impulsar de manera integral la operación de una empresa, para ir un paso más allá, es preciso invertir en sistemas más sofisticados que puedan soportar la administración total de la empresa.
ClickBalance es un sistema ERP en la nube que integra un proceso de control de inventarios completo y fácil de usar, que, además, puede ir ligado a otras herramientas para optimizar el proceso comercial. Por ejemplo, un software de rutas.
Algunas otras de sus funciones son:
- Capturas de inventarios manuales y por archivo, que por lo general se utilizan cuando son masivas
- Generación de movimientos en automático, siempre y cuando esté ligado a inventarios
- Manejo de series y pedimentos en caso de exportación e importación de productos
- Reportes (Existencias, Costos, Kardex) para visualizar todos los movimientos de ese producto
- Opción de multialmacenes y manejo de sucursales
- Manejo de diferentes listas de precios
- Reportes de mercancías por entregar
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