10 marzo 2014 | Contabilidad y administración

10 Consejos para manejar un negocio de manera eficiente (2da. Parte)

Iniciemos enumerando los 5 primeros puntos que vimos en el artículo anterior:
  • Haz un Plan de Negocios, y mantenlo actualizado.
  • Establece metas alcanzables y retadoras.
  • Las ventas deben ser lo más importante para tu negocio.
  • Selecciona bien a tu personal
  • Define y estandariza tus procesos

Ahora revisemos los siguientes puntos:

    1. Controla tus gastos
Muchos pequeños empresarios se quejan de que no ganan lo que quisieran y enfocan sus esfuerzos en incrementar sus precios sin darse cuenta de que muchas veces esas ganancias pueden ser incrementadas con un adecuado control de gastos sin afectar a los clientes.

Para tener un buen control de gastos hay que tener mucho orden en los procesos de compras y de inventarios. Es necesario conocer los precios de todos nuestros productos, y también asignar de manera correcta los gastos relacionados al producto, como fletes, impuestos, comisiones, almacenamiento o manejo.

Estos gastos frecuentemente son realizados de manera imprecisa, y algunos productos son cargados de más con gastos que no les corresponden, mientras otros son afectados de menos.  Esto ocasiona una política de precios de venta incorrecta que nos dará márgenes ficticios.

Para solucionar esto existen herramientas de software que facilitan al empresario el manejo de los procesos de compra, considerando siempre precios de referencia anteriores, y la correcta aplicación de gastos indirectos a todos los productos.  Un sistema nos facilitará el control de los inventarios y la determinación de las cantidades y los momentos adecuados para pedir más producto al proveedor.  El beneficio de hacerlo de esta manera se refleja de inmediato en menores costos de inventarios, lo cual podrás verificar en los reportes del sistema.

El organizar el negocio de esta manera le permite también al empresario identificar la rentabilidad real de cada línea de productos o servicios, y esto a su vez le asegura poner su atención en incrementar sus utilidades, y eliminar productos perdedores.

No esta de más mencionar que debemos mantener el enfoque tradicional de negociar buenos precios con los proveedores y no gastar en cosas que no sean necesarias para el negocio.

    1. Lleva tus números en orden
La contabilidad de la empresa no solo es para propósitos fiscales. Es la herramienta más importante para conocer el desempeño del negocio y para la toma de decisiones, tanto operativas como financieras.

Muchos negocios pequeños llevan la contabilidad de manera externa y reciben su información contable de manera extemporánea, de tal forma que no les es útil para corregir problemas porque nunca la tienen de manera oportuna. Por otro lado, el tener un contador de manera interna puede ser muy costoso para algunos negocios, lo que deja a los empresarios en condiciones de competencia muy difíciles.

Afortunadamente existen sistemas de gestión empresarial que le permiten al empresario llevar sus números al día y disponer de información precisa en tiempo real para tomar mejores decisiones. El problema es que la mayoría de los sistemas son costosos, por lo que debemos buscar opciones que le permitan al pequeño negocio llevar un control eficiente a un costo adecuado, de tal forma que el retorno de la inversión en el  sistema sea muy rápido.

Un sistema contable se convierte en el mejor aliado del empresario porque a través de sus reportes financieros y operativos le permite conocer en todo momento sus resultados y la situación financiera en un periodo dado, así podrá controlar bien sus cuentas por cobrar, las fechas de vencimiento de sus facturas a clientes y sus compromisos de pago. Esto le permite al empresario planear sus flujos de efectivo para proteger a su negocio de situaciones comprometedoras.

Adicionalmente, teniendo una contabilidad al día el empresario puede establecer estrategias fiscales de manera oportuna minimizando su carga fiscal, permitiéndole así cumplir sus compromisos con el fisco en tiempo y forma.

    1. Administra bien tu tiempo
Muchos dueños de negocios se esclavizan por la operación y dejan de disfrutar de la vida, de sus hijos, de sus casas, y de las cosas que les gusta hacer porque tienen que estar pendientes del negocio. Es cierto lo que dice el dicho:«El que tenga tienda, que la atienda» pero no hay que mal interpretar este punto con que «nunca más puedes tener tiempo libre».

El que tu tengas tiempo libre le ayuda también a tu negocio porque estás más relajado, menos estresado, puedes pensar con mayor claridad y pensar mucho mejor. Cuando estás relajado se te ocurren buenas ideas y te vienen a la mente soluciones para tus problemas.

La administración correcta del tiempo es fundamental para el empresario, y para lograrlo debes tomar en cuenta lo siguiente:

      1. Aprende a delegar las tareas operativas que consumen mucho tiempo y le agregan poco valor al negocio. Por eso es importante que identifiques a tus empleados que tienen la capacidad de manejar esas responsabilidades diarias, ya sea operativas o administrativas. Ellos apreciarán la confianza y la oportunidad de crecer personal y profesionalmente, y tú tendrás libertad para concentrarte en cosas más importantes para el negocio.
      2. Automatiza procesos: El tener los procesos de tu negocio sistematizados te permitirá hacerlos de manera estandarizada y correcta siempre, y si utilizas un sistema de software para esto, liberarás mucho tiempo de tu agenda diaria para poner atención en las cosas más importantes. Además podrás estar tranquilo de que tu personal hará las cosas como se deben hacer porque tienen la guía y la supervisión que les da el sistema.
      3. Concéntrate en las actividades críticas de tu negocio, las que requieren de análisis de información para la toma de decisiones, o aquellas que implican responsabilidad mayor. Este es la labor del jefe, para eso estas tu. Lo demás lo pueden hacer tus colaboradores.
      4. Lleva una agenda: Esto te permitirá organizarte mejor y tener claridad sobre el uso de tu tiempo, el cual es muy valioso.  Una agenda organizada también te generará clientes más satisfechos porque siempre estarás organizado para atenderlos puntualmente.
Con tu agenda balanceada, y tu mente concentrada en lo más importante podrás ver crecer tu negocio y tener tiempo para disfrutar de los beneficios que te producirá.
    1. Capacítate.
Muchos empresarios al estar al frente de su negocio por muchos años piensan que ya lo saben todo, por lo que estudiar representa una pérdida de tiempo. O bien, consideran que su negocio no necesita de cambios porque así ha funcionado bien siempre. Esto es un grave error pues el dirigir un negocio, por pequeño que sea exige muchos conocimientos y capacidad de análisis.

El entorno actual de los negocios es mucho muy complicado y los empresarios deben tener una visión amplia complementada con conocimientos multidisciplinarios que les permitan decidir con mejores bases el rumbo que deberá seguir el negocio.

Existen muchas opciones para que te capacites en negocios, pero lo más importante es que debes entender que esto es un proceso continuo que no termina con un curso, cualquiera que este sea.

Entre las opciones existentes hay diplomados en negocios, o cursos a nivel licenciatura o maestría en universidades. Otra buena opción son los cursos ofrecidos por empresas especializadas que podrán ayudarte mucho en tu crecimiento como empresario.

Debes decidir en qué áreas te será más provechoso capacitarte, pero te recomendamos que tomes muy en cuenta capacitarte en ventas y mercadotecnia, pues son las actividades más importantes de todo negocio.

Un beneficio adicional de la capacitación formal es que en estos cursos podrás conocer a otros empresarios y ampliar tu red de relaciones, la cual te generará nuevas oportunidades de negocio, o de establecer alianzas estratégicas con gente que tiene la capacidad de hacer crecer tu negocio.

El mantenerte actualizado en los conocimientos y tendencias de negocios te permitirá estar atento a los cambios de los mercados, y te dará bases para poder innovar y mantener vigente la oferta de valor de tu negocio ante las embestidas de los competidores o los cambios en las preferencias y necesidades de los clientes.

    1. Focalízate en el crecimiento
El empresario constantemente debe buscar opciones para hacer crecer el negocio como una forma de evitar el estancamiento y la obsolescencia.  Esto lo obliga a reinvertir parte de sus utilidades en el mismo negocio para financiar el crecimiento, así que hay a ser disciplinados en el manejo económico y evitar a toda costa “exprimir” el negocio.  Es conveniente que el empresario tenga un sueldo asignado, y se limite a esta cantidad para no dañar a su empresa.

Para hacer crecer el negocio podemos tener varias opciones:
      1. Ampliar la cobertura geográfica del negocio con las mismas líneas de productos o servicios (Más puntos de venta o sucursales)
      2. Ampliar las líneas de negocio, manteniendo la cobertura geográfica (Más productos o servicios, mismo local)
      3. Las dos anteriores simultáneamente
La primera opción te exige la capacidad de delegar ya que estarás dedicando mucho de tu tiempo en la apertura de la nueva(s) sucursal(es), lo cual seguramente necesitará de tu presencia hasta que el nuevo personal logre dominar los procesos de trabajo y se haya estabilizado la fase de arranque.

La segunda opción hace necesario el dominar las características de los nuevos productos o servicios, y seguramente inversión en la infraestructura y/o inventarios para poder manejarlos. Esta situación hará necesario que el personal con que cuentas se capacite adecuadamente para asegurar el éxito del proyecto de crecimiento.

Sin embargo el camino recomendable no es la tercera opción porque la mayoría de las pequeñas empresas no tiene el personal directivo ni el dinero suficiente para ambas cosas.

Dado que el crecimiento exige el compromiso de tus recursos económicos, materiales y humanos, es necesario dosificarlo para no reventar el negocio, por lo que debes ir avanzando al ritmo que el negocio soporte, usando la reinversión de las utilidades y mecanismos de financiamiento convenientes y prudentes, y debes tener precaución de no crecer al ritmo que el mercado te lo exija si este ritmo es mayor al que tu negocio soporta, aunque esto represente una pérdida aparente de oportunidades. El que te focalices en crecer de manera controlada le permitirá a tu negocio sortear con éxito esta etapa crítica.

Cuando el crecimiento es necesario tu Plan de Negocios cobra mucha importancia, pues te permite visualizar escenarios y cuantificar el esfuerzo económico necesario.  El ritmo de crecimiento no debe ser tan acelerado que ponga en riesgo la estabilidad del negocio, hay que ser agresivo, pero cauto; hay que actuar con decisión, pero hay que acotar los riesgos, y tener claro los escalones de crecimiento y las fuentes de financiamiento que usaremos.

Esperamos que estos consejos para manejar un negocio de manera eficiente, te ayuden a mejorar tu negocio.

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