1-. Combatir la apatía laboral
En muchas ocasiones el trabajo se expande para ocupar todo el tiempo posible. Para calcular si la carga de trabajo es la adecuada para la cantidad de recursos disponibles es necesario evaluar la productividad individual de cada colaborador.
La recomendación para las actividades de mayor volumen es utilizar el “cronoanálisis”, una técnica que se utiliza habitualmente en el mundo industrial para evaluar la eficiencia y el tiempo real dedicado a aquellas tareas que dan un mayor valor añadido al proceso.
Con este análisis es posible verificar los aspectos que hacen más eficientes a ciertos colaboradores respecto a otros, promoviendo un intercambio de las mejores prácticas en el equipo para mejorar el desempeño global.
2-. Duplicidad Laboral
Uno de los principales males de la productividad en las organizaciones es el retrabajo. Sus causas pueden ser diversas, pero las más frecuentes están relacionadas con las interfaces del área con sus clientes internos y externos, como la recepción de solicitudes duplicadas, con datos incompletos o sin la documentación necesaria.
Una forma de minimizar este punto es la especialización, es decir, evitar que los colaboradores sean “hombres orquesta” en las organizaciones, fomentando su enfoque en una serie de tareas concretas.
3-. Tramitología y actividades innecesarias
Es imprescindible establecer proyectos de mejora continua que permitan analizar constantemente los procesos para detectar actividades que puedan ser simplificadas e incluso eliminadas.
Con el paso del tiempo, algunos procesos se convierten en rutinarios y obsoletos. Nadie sabe explicar por qué se hace algo o se genera un reporte, pero se continúa haciendo porque “siempre se ha hecho así”.
4-. Definición de plazos y cronogramas
En algunos casos, cuando el trabajo requiere de la intervención de varias áreas o equipos, disponer de una planificación para cada una de las tareas y subtareas, con una asignación de responsables, es imprescindible para optimizar el tiempo y cumplir con los plazos comprometidos.
5-. Uso eficaz de la Tecnología
Se habla mucho en la actualidad de la “transformación digital” de las empresas, esto es porque aplicar tecnología a todos los procesos de la compañía (sobre todo a los más repetitivos y/o manuales) es imprescindible para incrementar la optimización y la eficiencia del funcionamiento de las empresas.
El uso eficiente de la tecnología permite a los colaboradores disponer de más tiempo para trabajos de valor añadido e invertir menos tiempo en trabajos repetitivos que no aportan valor.
Para una pyme el primer paso para la transformación digital es implementar un ERP que automatice los procesos internos de la compañía, para luego evolucionar hacia digitalizar la relación con clientes, proveedores y demás operaciones externas.
6-. Determinación de funciones y plan de carrera
Aunque sea el último punto no es el menos importante. Muchas pymes consideran que definir un funciograma, así como la descripción de puestos y un plan de carrera es sólo para las grandes corporaciones.
Nada más lejos de la realidad.
Una pyme que está en proceso de crecimiento, o que tiene planes de expansión a futuro, debe implementar conceptos de gobierno corporativo.
Uno de los primeros puntos es determinar con exactitud cuál es el organigrama, funciones y responsabilidades de cada puesto en la empresa.
Por otro lado, definir un plan de carrera para cada colaborador permite que éstos puedan desarrollar nuevas habilidades y competencias que generen mayor valor para la compañía.
