En mi experiencia como Contador Público y Consultor de Empresas, he tenido la posibilidad de conocer diversos sistemas contables y administrativos, tanto comerciales como propios hechos a la medida y de diferentes costos, llegando a la conclusión de que ningún sistema es perfecto.
Todos tienen cualidades y defectos, sin embargo hay sistemas que nos permiten mayor seguridad de nuestra información y ahorro de costos.
Uno de los problemas que a más de alguno de mis clientes les ha pasado, incluso a mí, ha sido que se dañó el disco duro donde se tenía instalado el sistema de contabilidad, perdiendo la información no respaldada, o en su caso, no se puede trabajar en el sistema hasta que sea reparada la computadora y restaurada la información.
Otro detalle ha sido que por las constantes actualizaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT), hay que cubrir cuotas adicionales por la actualización del sistema.
Por lo anterior y con la finalidad de resguardar la información he optado por usar herramientas tecnológicas que permitan respaldar información en tiempo real, en la nube, como lo son Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.
Para el caso de un sistema de contabilidad encontré la solución en el sistema ClickBalance, el cual permite:
- Acceder a la información contable en tiempo real, las 24 horas y 7 días de la semana.
- Ingresar desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
- Llevar la contabilidad de múltiples empresas con el pago de una sola membresía.
- Así como de actualizaciones gratuitas por cambios en las disposiciones emitidas por el SAT.
Otra ventaja del sistema de contabilidad ClickBalance, ha sido que las pólizas contables se generan de manera automatizada mediante el proceso de nómina, ventas y cobros, lo que permite el ahorro de tiempos en la captura y mayor tiempo de supervisión de la información financiera de la empresa y de nuestros clientes.
Un factor a destacar es que el tiempo de soporte es de manera instantánea por teléfono o chat. En la sección de Impuestos se tiene la opción de diseñar papeles de trabajo para que de manera automatizada se generen los cálculos para la presentación oportuna al SAT.
En conclusión, la tendencia de los sistemas contables y administrativos, así como de nuestros documentos, es que se encuentren respaldados en la nube (Internet) con la seguridad correspondiente en tiempo real, debido a que nos permite contar con la información desde cualquier dispositivo sin depender de un solo equipo de cómputo, disminuyendo el riesgo de pérdida de información.
Además, se debe contar con la posibilidad de que las pólizas contables se generen por sí solas desde los procesos de elaboración de nómina, ventas, cuentas por cobrar, por pagar y bancos, para dedicar más tiempo a la operación de la empresa y al análisis de información.
“El contador de hoy debe ser más supervisor y asesor que procesador de información en la toma de decisiones”
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