23 abril 2018 | Contabilidad y administración

¿Cómo organizar un sistema de control de inventarios efectivo?

Si bien lo ideal es llevar un control constante de la información sobre los productos, algunos negocios optan por realizar sus inventarios en periodos específicos...

Administrar el inventario de tu empresa puede ser un verdadero dolor de cabeza, pero también es uno de los puntos claves para tener un conocimiento actualizado de tu mercancía y atender tus tiempos y costos de producción.

"Mientras más rápido soluciones tu sistema de control de inventarios, más tiempo tendrás para ocuparte de tu negocio..."

Tener un área o personal encargado de esta tarea es prioritario para tu negocio, ya que los resultados de tu sistema de control de inventarios impactarán directamente no sólo en tu inversión y ganancias, sino en la calidad de los servicios que ofreces hacia tus clientes.

Pero no basta con delegar la tarea en un encargado: tu información necesita estar reunida y organizada en un sistema de control que permita gestionar los inventarios de manera fácil y accesible. ¿Quieres una buena noticia? ¡La tecnología de nuestro siglo te ofrece innovadoras opciones para lograr tener todo bajo control, sin demoras, cálculos tediosos y tiempo invertido en vano!

Lo que debes tomar en cuenta...

Para llevar un sistema de control de inventarios efectivo es bueno que consideres los siguientes aspectos:

Define la periodicidad con que se hará tu inventario, por lo general las empresas efectúan inventarios en temporadas específicas, como cada fin de mes o año. Definir la frecuencia de tu control de inventario ayuda a optimizar los procesos y la información que necesitas para tomar decisiones estratégicas. Según las necesidades de tu negocio, puede ser:

  • Perpetuo: ¿Qué y cuánto se vendió hoy? Este sistema permite tener un inventario continuo y actualizado al final del día. Además, agilizará los procesos al no tener que frenar las actividades para llevarlo a cabo.
  • Periódico: Si bien lo ideal es llevar un control constante de la información sobre los productos, algunos negocios optan por realizar sus inventarios en periodos específicos.

Realiza un registro exacto de tus artículos.

Una base de datos que incluya el estado y la ubicación de tu mercancía es primordial para evitar extravíos o desabastecimientos que te generen costes innecesarios.

Valúa tu inventario.

¿Cómo definir el valor final de un producto para su venta al cliente? Para designar un precio competitivo es preciso conocer el coste de todo lo adquirido.

Existen varios métodos de valuación de inventarios de acuerdo con los requerimientos de cada empresa. Lo ideal es que esta valuación te muestre la información correcta de clasificación y costes de los artículos en tu inventario.

Los más utilizados son:

Método ABC.

En este sistema, los artículos se clasifican según su importancia en términos de precio. Mientras más cuesta, se reduce su abastecimiento.

Punto de reorden.

Garantiza un mejor servicio al cliente y la gestión con los proveedores al tener conocimiento de cuánta existencia hay de productos, así como la información exacta para determinar las fechas de reabastecimiento.

Stock de reserva o seguridad.

Tal como su nombre indica, diversos negocios consideran tener un almacenamiento de reserva, en caso de aumento de la demanda o retrasos en los procesos de producción.

Así te beneficia un sistema de inventarios efectivo, más allá de permitir una administración eficiente del flujo de efectivo, un sistema de control de inventarios efectivo te asegura:

  • Alta calidad de servicio al cliente.
  • Monitoreo adecuado para evitar robos o extravíos de productos que deriven en pérdida de ventas.
  • Mejor planeación y cumplimiento de pedidos al proveedor.
  • Aprovechar el potencial de los espacios de almacenamiento.

No importa si tu negocio se centra en productos o servicios: toda empresa que invierte en recursos materiales debe disponer de un buen inventario. Mientras más lo postergues, más engorroso se volverá a la larga.

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