5 julio 2016 | Contabilidad y administración

5 pasos para implementar la contabilidad electrónica

De las más de cinco millones de empresas en México, 4% cumple ya con la contabilidad electrónica ante el SAT, resaltó la firma mexicana Induxsoft

Para implementar la contabilidad electrónica de manera exitosa en una empresa se necesita la alineación de dirección y empleados.

Actualmente las empresas mexicanas se enfrentan a un gran reto para cumplir con el requerimiento de realizar la contabilidad a través de un sistema electrónico y posteriormente enviarlos al SAT como marca la legislación.

Es cierto que el mismo término de implementar contabilidad electrónica nos produce un sentimiento de modernidad y puede ser que sí, pero lo que realmente nos beneficia son los cambios positivos que se genera hacia adentro de la empresa cuando logramos implementar la contabilidad electrónica de manera sana.

Los pasos a seguir para implementar la contabilidad electrónica

En una entrevista realizada a algunos de los consultores de la empresa ClickBalance, nos comentan lo siguiente: "El primer paso para afrontar el reto de la implementación de la contabilidad electrónica es un cambio de mentalidad al interior de la empresa en la que trabajamos", al preguntarles ¿por qué? contestaron qué "La implementación de la contabilidad electrónica implica modificar la manera en que el contribuyente registraba su contabilidad".

Los pasos para implementar la contabilidad electrónica según mi experiencia son:

  • Entender los requisitos y fechas que tenemos que cumplir
  • ¿Qué es la contabilidad electrónica? es la obligación de llevar los registros y asientos contables de manera digital o como comúnmente se dice por medios electrónicos y enviar esta información en las fechas establecidas al SAT.

    ¿Por qué tenemos que implementar contabilidad electrónica? El SAT solicita la información contable (Balanza de comprobación y asociar las pólizas con la información de las facturas electrónicas o Comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI), para tener más claridad de la situación fiscal y financiera de todos los contribuyentes.

    ¿Quién está obligado a la contabilidad electrónica? EL SAT publicó que todas las personas físicas y morales con actividad empresarial están obligadas a partir de Julio del 2015 a llevarla de acuerdo a lo publicado en el artículo 28 del Código Fiscal de la federación. Pero todos nos hemos dado cuenta de la enorme demanda que esto implica por ello el SAT pública que se llevará de manera paulatina de la siguiente manera:

    1. 2015: Personas físicas y morales con ingresos acumulables que sobrepasen los 4 millones de pesos en el ejercicio anterior (2013), esto es 203 mil contribuyentes aproximadamente.
    2. 2016: todas las personas físicas y morales con ingresos menores a 4 millones de pesos; así como las personas físicas con actividades empresariales o presten servicios profesionales con ingresos superiores a 2 millones de pesos.

    ¿Qué información debe enviarse?

    1. Balanza de comprobación los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de enviarse mensualmente.
    2. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo, donde se agregará un campo con el código agrupador establecido por el SAT, se manda una sola vez o cuando este sea modificado.
    3. Pólizas y folios fiscales: Se entregan únicamente cuando la autoridad ejerza facultades de comprobación o cuando exista una solicitud de devolución o compensación de impuestos, es decir, no se tiene que enviar periódicamente
    4. Cabe destacar que estos documentos deben generarse en formato XML y ZIP, y se envían mediante el buzón tributario desde www.sat.gob.mx (Para acceder necesitarás tu Firma electrónica avanzada (FIEL) vigente.

  • Revisar que tu contabilidad esté al día
  • Asegúrate que tus registros contables estén actualizados y que puedes respaldar todas tus operaciones diarias (Compras, ventas, etc).

  • Analizar opciones de un software que cumpla con estos requisitos
  • Este sistema debe tener la capacidad de cumplir primeramente con todos los requisitos del SAT y en segundo lugar y no menos importante ayudar con la clarificación de la información conectando todas las áreas de la empresa (Ejemplo: compras con inventario e inventario con facturación y a su vez afectando contabilidad de manera automática).

  • Capacitar al personal
  • Como lo dije al principio del artículo todo debe estar alineado para que se pueda implementar de manera sana, es decir, todas las áreas de la empresa que afectan contabilidad deben recibir capacitación para que exista armonía entre todos los actores que influyen en este proceso

  • Coordinar la implementación de los requerimientos
  • Hacer una revisión minuciosa y ajustar catálogos de cuenta, bancos y asegurar la estructura que pide el SAT

    Para concluir me gustaría decirte que más que una obligación fiscal es tener un mejor control del negocio, de igual manera tendrás más seguridad en la información financiera y contable, tendrás un mayor ahorro de papel que tenía un alto costo de producción y al final acabarás cumpliendo con el SAT

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    Saludos.

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