La facturación electrónica juega una parte muy importante dentro del proceso comercial de las empresa y sabemos lo complicado que en ocasiones puede ser de controlarla.
Para ayudarte en tu responsabilidad y convertir lo complicado en sencillo existen unos sistemas especializados que se conocen como «Sistemas ERP» (Enterprise Resourse Planning) o Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales.
Un ERP es un sistema que gestiona y controla de la mejor manera posible los recursos, procesos y operaciones de una empresa o negocio, como lo son compras, proveedores, cuentas por cobrar y cuentas por pagar entre otros, que te ayudarán a tener un mejor control de tu empresa y de lo que pasa en ella.
¿Qué tengo que saber para elegir un sistema ERP con facturación electrónica adecuado para mi empresa?
Si en tu empresa aún no cuentan con un sistema ERP con facturación electrónica te comparto 6 aspectos clave para elegir el adecuado.
- Accesibilidad
La manera en que uno accede a la información del ERP es distinta en cada uno de los sistemas, pero los más accesibles son aquellos que están en la «nube», es decir, que resguardan todos los datos de tu empresa en servidores de internet, esto te permite acceder desde cualquier lugar donde tengas internet.
Sólo necesitas conectarte para acceder a tu servicio de facturación, donde se almacenarán todas tus facturas, clientes, proveedores, productos y los servicios que hayas contratado con tu ERP.
- Adaptabilidad
Enfócate en el giro de tu empresa, ten en claro cuáles son sus necesidades y estudia la situación en la que se encuentran actualmente para que al momento de elegir un ERP con facturación electrónica te decidas por el que se ajuste más a tu empresa.
- Cumpla con el SAT
Revisa que el sistema ERP con facturación electrónica que estas evaluando para tu empresa sea un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), ya que son los únicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para timbrar o certificar que los CFDI (Comprobantes Fiscales Digital por Internet) cumplen con los elementos de seguridad correspondientes.
- Funcionalidad
Un ERP es un solo sistema que permite anticiparse a las necesidades futuras de tu empresa al integrar las distintas áreas, centralizando la información generada y la comparte en tiempo real lo que te ayudará al tomar decisiones.
Si no tuvieras un ERP con facturación electrónica tendrías que implementar un sistema para llevar contabilidad electrónica, otro para controlar la producción, otro para almacén e inventarios, etcétera.
- Precio
Es cierto que si comparamos el precio de un sistema que únicamente factura contra un ERP con facturación electrónica encontraremos una considerable diferencia, pero si analizas lo que gastarás en comprar e instalar sistemas independientes para cada necesidad de la empresa como contabilidad, recursos humanos, logística, CRM y otros que se necesiten, verás que el costo del ERP con facturación es bajo. Además, un ERP no tiene por qué ser caro si sólo contratas los módulos que necesitas y conforme la empresa evoluciona, ir adquiriendo otros.
- Seguridad
Un ERP controlará y manejará toda la información de tu empresa, por lo que es importante verificar que el sistema que vas a contratar te proteja ante posibles pérdidas de información. Para evitar este problema, elige los ERP en la nube que, como te comenté anteriormente, son más seguros que tener equipos y aplicaciones en tierra dentro de la empresa.
Los sistemas ERP permiten controlar e involucrar entre si los diferentes procesos de la compañía al automatizarlos en punto de inicio del siguiente, es decir cuando se realiza un pedido, se genera una orden de compra, producción,cobro y todos los movimientos contables necesarios.
Si tienes alguna duda sobre:
¿Cómo llevar la facturación electrónica 3.3 en tu empresa?
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