En términos contables, el inventario refleja la existencia física de la mercancía, materia prima, productos semiterminados o terminados que tiene una empresa en un lugar y fecha definida. En tanto, un sistema de inventarios permite no solo saber los productos que se tienen, sino identificar cuáles se deben mover más rápido, o si alguno escasea, así como su ritmo de rotación y la inversión que se requiere para su correcto almacenaje.
En este blog te presentamos algunos de los sistemas para el registro de inventarios más usados por las empresas.
Los sistemas de inventarios más utilizados
1. Sistema de inventarios global
En este procedimiento se lleva una sola cuenta, denominada «mercancías generales», para realizar el registro contable del inventario inicial, así como de las compras, devoluciones, rebajas, ventas y el inventario final. Esto da como resultado la utilidad o pérdida por las ventas de las mercancías correspondientes, de forma global.
Este método de control de inventarios es utilizado sobre todo en empresas pequeñas con un fuerte volumen y diversidad de operaciones. Aunque llevar el registro en una sola cuenta es muy sencillo, no es conveniente al momento de realizar el estado financiero final, dado que los montos no se encuentran bien definidos, por lo que el proceso puede llegar a ser muy complicado.
Este tipo de sistema también requiere de un inventario físico, que sirve para determinar cuánta mercancía queda en el almacén, y obtener la utilidad o pérdida por las ventas generadas.
2. Sistema analítico o pormenorizado
Este sistema de inventarios permite conocer a detalle el valor de cada uno de los conceptos que participan en las operaciones relacionadas directamente con las mercancías y con los costos de producción. Sin embargo, con este procedimiento no es posible saber el valor exacto del inventario final y, por ende, tampoco del costo de las ventas, ni la utilidad o pérdida bruta. Estos datos solo se pueden obtener con un recuento físico de las existencias.
El sistema analítico es recomendable para las empresas que manejan muchos artículos diferentes y no tienen un control individual. Las cuentas que suele integrar son: Inventarios, Compras, Gastos sobre Compras, Descuentos y/o Devoluciones sobre Compras, Ventas, Descuentos y/o Devoluciones sobre Ventas.
Durante el ejercicio, las operaciones se registran en las cuentas correspondientes. Al final, para obtener el Costo de Ventas, se resta de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final. Asimismo, para obtener las Compras Netas se resta de la cuenta de Compras el valor de los Descuentos y/o Devoluciones sobre Compras.
3. Sistema de inventarios perpetuos
Este método permite conocer el valor actualizado de la mercancía en existencia, sin necesidad de realizar un inventario físico. Esto, mediante un sistema automatizado que determina el saldo que tiene el inventario y las existencias correspondientes. Con este procedimiento se realiza el registro contable de manera constante, es decir, cuando la cuenta de inventarios aumenta o disminuye, debido a las compras netas realizadas o a las ventas efectuadas, respectivamente.
El sistema de inventarios perpetuos emplea tres cuentas: Almacén, Costo de Ventas y Ventas. Se considera uno de los más precisos para la administración de un negocio, ya que permite conocer el total del inventario final, el costo de lo que se ha vendido y la utilidad o pérdidas generadas.
Su uso es recomendable cuando se requiere un estricto control de los artículos, cuando se tiene un bajo número de productos, de manera que permite el control individual de cada uno de ellos, o bien, cuando los artículos manejados son de un alto costo.
Agiliza tu operación con un sistema ERP para compras y sistemas de inventarios
Ahora ya conoces los principales sistemas de inventarios que puedes usar para el registro y control de tus existencias en almacén; el siguiente paso es elegir el que más convenga y beneficie a tu empresa.
No obstante, otro dato que vale la pena mencionar es que existen herramientas para facilitar aún más el control de tus inventarios.
Tal es el caso de un sistema ERP en la nube, el cual puede integrar cada una de las áreas de tus procesos de trabajo. La implementación de un ERP en la nube puede ayudarte a optimizar tu proceso comercial y ahorrar tiempo, pudiendo dedicarte a mejorar tu estrategia de comercialización o buscar nuevos mercados para tu negocio.
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