2 abril 2018 | Contabilidad y administración

La seguridad de un software de finanzas en la nube

Cualquiera que haya abierto la cortina de su propia empresa, sabe de la preocupación por administrar el tema financiero. Pero, ¿cómo ha cambiado la forma de administración de finanzas?

Hace apenas 20 años; para las pequeñas y medianas empresas era muy difícil acceder a la tecnología especializada para mantener sus finanzas en orden. Las entradas y salidas de recursos se anotaban en libretas o se resguardaban en cajas fuertes; cuando no en la cabeza del dueño del negocio.

Los datos de proveedores; cuentas por pagar, faltantes, entre otros; podrían ser un verdadero dolor de cabeza para quienes se encargaban de administrar estos pequeños negocios.

El día que Internet cambió nuestra vida (y tu negocio).

Todo cambió con la llegada de Internet y los servicios en la nube. Hoy, los softwares de negocios se están mudando cada vez más hacia la nube; y apenas en el 2012, el 26% de las empresas mexicanas aseguraban estar usando un software de finanzas en la nube para administrarlas.

¿Un panorama alentador? Puede ser. Sin embargo; cuando se les pregunta a gerentes de finanzas o dueños de negocios si estarían dispuestos a mudar toda su información a un sistema alojado en Internet; muchos siguen respondiendo con recelo. ¿Por qué todavía existe desconfianza en este tipo de tecnología?

Ideas erróneas sobre administrar tus finanzas en la nube.

Mientras menos inmerso están los dueños de negocios en las nuevas Tecnologías de la Información (TIC), más crece su temor. Las principales oposiciones tienen que ver con el riesgo de poner la información más importante de su empresa en “manos de un tercero” (en este caso; el software en la nube).

El respaldo del sistema; la propiedad de los datos y la capacitación en el uso de esta tecnología son otras grandes objeciones al escuchar “finanzas en la nube”.

Entonces, ¿es seguro mudar tus finanzas a la nube?

La respuesta no sólo es positiva; sino que es incluso mucho más recomendable que seguir guardándose en un software instalado en tu computadora… o en la libreta del administrador.

Trabajar en la nube no es “entrar en la Matrix”

Si aún te da “miedo” trabajar en la nube, tenemos una noticia para ti: estás leyendo este artículo porque ya estás en la nube. Hoy en día; las empresas ya están llevando a cabo muchas de sus operaciones financieras en sistemas alojados en la nube.

Piensa en el pago de tus impuestos, transferencias bancarias, consultas de saldos, compras en línea… Prácticamente es imposible administrar las finanzas de tu negocio sin contar con la nube. Si analizas las experiencias que has tenido, ¿aún te crea desconfianza mudarte a este tipo de sistema?

En la casa o en la nube: ¿dónde están más seguros tus datos?

Los desarrolladores de este tipo de softwares cuentan con instalaciones, equipos de trabajo y protocolos especializados para el control y seguridad de los datos de sus usuarios. En ese sentido, toda la información se aloja de acuerdo a protocolos de seguridad SSL con encriptación de datos. Como parte de su equipo de trabajo, estas empresas cuentan con personal exclusivamente destinado a la optimización y seguridad del software.

En comparación con un software de finanzas instalado en un equipo personal (como lo puede ser, incluso, una hoja de Excel), los recursos que un proveedor de un software puede destinar a la seguridad son muchísimo más elevados y complejos que los que puede tener una PYME.

Piensa en esto: Hoy en día, nadie considera más seguro guardar el dinero en las instalaciones de su empresa, sino en el banco. Una institución bancaria tiene muchas más condiciones de seguridad que lo que puede tener una PYME, si te genera desconfianza dejar tu dinero en la caja registradora o la caja fuerte de tu empresa, ¿por qué estarías dispuesto a dejar algo tan delicado como tu información financiera?

¿Quién tiene acceso a tus datos?

“Pero en un sistema en la nube, nunca sé quién puede ver mi información”. En realidad, la protección y confidencialidad de tu información en Internet es mucho más efectiva que en un software de finanzas instalado en tu equipo de cómputo. Los desarrolladores no pueden compartir tu información con un tercero y los usuarios que pueden acceder a tu cuenta están controlados por tu propia empresa.

Mejor aún: un software de finanzas en la nube te permite saber cuál de tus empleados ha capturado nueva información, modificado datos o actualizado el perfil de tu empresa, cosa que es muy difícil de controlar con otro tipo de sistema.

En conclusión: al trabajar tus finanzas en la nube, sabes en tiempo real quién está trabajando y qué cambios ha hecho en tu perfil.

¿Qué pasa si el sistema “se cae”? “Bueno, al menos sé que en cualquier momento puedo revisar los datos en mi libreta o en mi computadora y allí estarán”. ¿Es realmente cierto esto? La fiabilidad de los sistemas en la nube ha ido creciendo con el paso de los años.

Hoy en día, los proveedores de este tipo de software de finanzas deben garantizar a sus usuarios la disponibilidad permanente de sus servicios. Por eso, es muy importante que antes de contratar cualquier software en la nube, resuelvas todas tus inquietudes y solicites toda la información que necesites. Si la empresa que desarrolla el software no puede darte las respuestas que buscas, es hora de revisar otras opciones.

¿Cómo elegir un software de finanzas en la nube?

La seguridad al trabajar con uno de estos softwares de finanzas depende tanto del desarrollador como de ti. Elegir un sistema en la nube puede ser la parte más difícil de tu proceso de mudanza, pero una vez contratado el servicio, lo único que resta por hacer es importar toda tu información al nuevo sistema.

Por eso es muy importante que consultes planes de financiamiento, acuerdos de confidencialidad, respaldos y cualquier inquietud que pueda surgirte. Sobre todo, ten en cuenta que tu empresa no debe adaptarse a cualquier software de finanzas, sino que es el software el que debe satisfacer todas sus necesidades y adaptarse a tu negocio.

 

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