15 diciembre 2014 | Contabilidad y administración

¿Qué es el control de compras?

Comprar es una actividad que conocemos desde pequeños; nos rodean productos y servicios que queremos tener, pero no podemos tenerlo todo. Tenemos que decidir si realmente es un producto, artículo o servicio que necesitamos y si el precio es accesible para nuestra cartera. Para una empresa realizar compras es un proceso un poco más largo y detallado que va desde elegir los productos, seleccionar a los proveedores hasta negociar el precio, condiciones de pago y fecha de entrega. Es por eso que en una empresa el departamento de compras lleva un papel muy importante, los encargados de realizar las compras aceptan una gran responsabilidad, ya que deben buscar y encontrar el producto con el mejor precio, la calidad esperada y con un tiempo de entrega corto; es decir recae en ellos la eficacia y buen control del dinero de nuestra empresa. Comprar en una empresa suele verse como una salida de dinero, pero debemos verlo como una inversión, ya que cuando la decisión de compra se tomó de acuerdo a las necesidades y deseos de los clientes recuperaremos lo que hemos invertido (y un poco más) en forma de ganancias. Hacer compras inteligentes permite administrar estratégicamente los recursos, evitar problemas y contribuye a la satisfacción del cliente. Para dejar de ver las compras como un gasto, se recomienda que las empresas establezcan un «control de compras» y si además de esto en tu empresa cuentan con un sistema de compras, tu vida y la de tu equipo de trabajo será más sencilla.

Sistema de compras

Un sistema de compras, crea y se convierte así mismo en un instrumento para ahorrar y a la vez mantener la calidad de los productos o servicios que tu empresa ofrece. Seguramente te preguntarás cómo sucede esto, ya que normalmente pensamos que no se puede ofrecer calidad y ahorrar al mismo tiempo. Es decir, un sistema de compras establece el proceso de compra en conjunto con todos los departamentos que intervienen al momento de decidir y hacer una compra. Ahora sí, pasaremos a hablar del control de compras: ¿Qué es el control de compras? El control de compras es un plan que nos ayuda a mantener el funcionamiento adecuado de las compras de nuestra empresa. En los objetivos principales de mantener un control de compras en tu empresa se encuentran:
  • Asegurar que el proveedor entregue lo comprado en el tiempo y calidad acordada.
  • Definir los procesos para la gestión de compras y documentarlos con el objetivo de detectar oportunidades de mejora.
  • Elegir a los proveedores que nos ofrezcan mejor calidad a mejor precio.
  • Identificar las necesidades de nuestros clientes.
  • Entre otros.
Al implementar un sistema de control de compras los protagonistas serán dos documentos:«la orden de compra y las requisiciones» La requisición es un documento que especifica los artículos deseados con los detalles esperados para que se realice la cotización. Las órdenes de compra son documentos que el comprador entrega al proveedor para solicitar ciertas mercancía. En estos se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial. Para llevar el control de compras en tu empresa puedes recurrir a distintos métodos, desde una libreta de apuntes, un archivo en Excel hasta un sistema informático ERP como ClickBalance, que es un sistema en la nube que te ayuda a llevar el control de ventas de tu negocio al entregarte reportes automáticamente en la fecha que lo indiques y además puedes llevar control de todos los procesos administrativos de tu empresa en el mismo sistema. Te invito a que descargues gratis nuestro eBook «Controla el proceso comercial de tu empresa» donde encontrarás más información útil e interesante sobre compras y todo el proceso comercial. ¡Sólo tienes que dar en el botón: descarga tu e-book gratis!

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