22 abril 2018 | Contabilidad y administración

Qué debes saber antes de "casarte" con un sistema

Administrar tu negocio en la nube, si de un tiempo para acá has tenido esta inquietud en tu cabeza, seguramente tu sistema de administración está quedándole chico a tu empresa.

Inventarios, finanzas, pagos, facturación…, ¿puede un programa en Internet ayudarte a resolver todo esto? Antes de darle el sí a un software con el que trabajarás de la mano para hacer crecer tu negocio, hay algo que tenemos que contarte:

Un sistema de administración en la nube es más seguro de lo que tú piensas.

Despeja ya las inquietudes sobre si tu información estará bien resguardada o qué va a pasar con tus datos una vez que los subas a la nube. ¡Éste es el lugar más seguro donde puede alojarse tu información! Aquí sabrás en tiempo real si tu personal ha modificado tu información, registrado alguna entrada, salida o actualizado tus productos.

Contrata un plan que se acomode a tus necesidades

Los planes de contratación son el punto más importante que los desarrolladores de este tipo de software tienen que resolver para ofrecer a sus clientes una solución real y no un paliativo. Cada proveedor tiene planes totalmente diferentes, por lo que es importante que analices:

¿Es un pago único o contrataciones mensuales?
¿Tiene compras o pagos dentro del sistema?
¿Qué pasa si te atrasas con los pagos?
¿Cómo se realiza la facturación por ese servicio?
¿Es posible cambiar de un plan a otro?

Ten presente que un plan “económico” muchas veces puede salirte más caro, sobre todo si el software sólo incluye características básicas que no estarán a la altura de tus necesidades.

Quédate con el sistema que resuelva todas tus necesidades.

Un software de administración no se trata sólo de finanzas. Piensa en todo lo que tu empresa requiere para funcionar óptimamente y pregúntate: ¿El software que estás contratando respalda todas esas necesidades?

Actualmente, los ERP pueden incluir en su sistema herramientas para:

  • Controlar y monitorear tu inventario.
  • Organizar tus finanzas.
  • Hacer un balance de tu flujo de efectivo.
  • Organizar tu sistema de cobros.
  • Administrar tus pagos.

Lo que vas a pagar por el software, ¿incluye todas estas herramientas o se trata de un plan básico al que habrá que aumentar un pago más por cada herramienta que quieras incluir?

Si tu empresa crece, tu sistema debe crecer con ella

El objetivo de contratar un sistema ERP, o software de administración en la nube no es simplemente resolver el día a día de tu empresa: es hacerla crecer. Si una vez cumplido este objetivo, el sistema vuelve a ser insuficiente, ¿en realidad vale la pena contratarlo?

Pregúntale a tu proveedor por las posibilidades de crecimiento. ¿Es posible cambiar de un plan de contratación a otro? ¿El software cuenta con un sistema de multi-almacén que te permita agregar nuevas sucursales?

Un sistema “gratis” puede costarte más que tu tiempo

Administrar tus finanzas o controlar tu inventario con softwares gratuitos puede convertirse en un dolor de cabeza, pues es muy probable que no exista un respaldo suficiente de tu información. Piensa que estás trabajando con uno de los activos más valiosos de tu empresa: tu información financiera.

Un sistema gratuito probablemente resuelva tu día a día, pero no te ayudará a crecer, no tienes por qué “adaptar” tu empresa al software de administración.

Esto debería ser ley para todos los desarrolladores de este tipo de programas. Tú estás contratando el servicio para resolver un problema. Si el software funciona “sólo bajo ciertas condiciones” o “sólo para una empresa de determinado tamaño”, no te mudes a él.

Piénsalo como una casa: vas a invertir allí gran parte de tu tiempo, y una vez que la compres, es mucho más difícil hacerle adecuaciones. ¿Por qué tendrías que adaptarte a una casa que no te satisface? Lo mismo pasa con un software en la nube, Es un software, no una varita mágica.

Hay que ser muy honestos en este punto. Un software de administración en la nube es una herramienta muy poderosa para conocer a profundidad y en tiempo real a tu empresa. Pero sólo es eso: una herramienta.

Las decisiones de tu negocio, el compromiso con tu administración y la capacidad de organizar y controlar tus gastos depende de ti. Una vez analizados estos puntos, te recomendamos que consultes todas tus opciones. El soporte y servicio que el software de administración te brinden será la mejor brújula para tomar esta decisión.

 

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