16 abril 2018 | Contabilidad y administración

Optimiza el uso de la factura digital para tu empresa comercializadora

Hoy en día, la digitalización y automatización han permitido un crecimiento acelerado en las PYMES, permitiendo acoplarse a los requerimientos de los clientes, personalizar pedidos, disminuir tiempos de entrega, así como aprovechar los beneficios de la factura digital.

La emisión de documentos tributarios de manera online es un claro ejemplo de los mecanismos que han transformado la manera de administrar y transparentar los negocios en México. Si administras una empresa comercializadora sabes el reto que conlleva estar al día en cuestiones fiscales, quizás por esta razón te preguntarás cuáles son los beneficios que representa un programa para facturar en las organizaciones. ¡Te lo contamos en este artículo!

4 beneficios de la factura digital para las empresas comercializadoras:

Reducción en los gastos de facturación: con la digitalización podrás eliminar costos por impresión, envíos y almacenamiento de facturas.

Mayor control de la información: te permitirá dar de alta a tus clientes, clasificar proveedores y localizar fácilmente la información que genera certidumbre en las operaciones que realizas a diario.

Optimización en la emisión de comprobantes: contarás con una base de datos que te ayudará a reducir errores de captura y agilizar el proceso de envío de la misma.

Seguridad: al emitirse archivos XML, podrás mantener una cadena de datos proporcionada por el SAT, los cuales son verificables para comprobar su legitimidad.

Como bien sabes, a partir del 01 de enero del 2018, entró en vigor la versión 3.3 de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) con carácter obligatorio para todo tipo de empresas, independientemente del rubro y tamaño. Dicha versión tiene el propósito de aplicar nuevas reglas de validación y comprobar la coherencia de los datos para evitar retrocesos. Algunos de los principales cambios fueron los siguientes.

5 importantes cambios en el CFDI 3.3

Integración de dos comprobantes más: recepción de pagos y un comprobante de nómina.

Validación del RFC: si al momento de expedir la factura digital se captura mal el RFC, ésta será rechazada.

Uso del CDFI: se deberá indicar el uso que le dará el receptor según el catálogo de uso CFDI.

Complemento de recepción de pagos: éste se emitirá cuando se lleve a cabo el pago de una factura en parcialidades o de manera diferida.

Clave del producto o servicio: como empresa comercializadora es imprescindible conocer las claves de tu producto o servicio según el catálogo emitido por el SAT.

Recuerda que con el CFDI 3.3 se tendrán que emitir dos facturas: una cuando se realice la operación y otra cuando se realice el pago, dicha disposición entró en vigor el 01 de abril de 2018.

TIP: Contar con el respaldo de un proveedor que te ayude a administrar eficientemente tus operaciones contables será de suma importancia.

¿Cómo elegir el mejor programa para facturar?

Toma nota de las siguientes recomendaciones, te ayudarán mucho en la elección de tu próximo software de facturación:

Fácil uso: elige un programa que sea sencillo de utilizar, solicita pruebas gratuitas para conocer mejor la herramienta. Software de facturación en la nube: opta por un programa de facturación en la nube que te permita emitir facturas desde cualquier lugar, revisar información 24/7, pagar solo por lo que utilizas, así como guardar y proteger tu información, ¡esta opción realmente te facilitará la vida!

Te recomendamos checar: ¿Qué tan seguro es un software de finanzas en la nube?

Asesoría: busca el apoyo de un proveedor que te proporcione soporte, capacitación y asesoría cada que lo necesites. ¡Ojo! Es importante que esta asesoría no te genere demasiados costos adicionales.

Volumen de facturación: si eres una empresa comercializadora que emite diariamente facturas, requieres de un proveedor que pueda soportar dichas operaciones.

Actualizaciones: suficientes actividades tienes que realizar como para hacerte cargo de las actualizaciones, ¿no lo crees? Definitivamente opta por un proveedor que mantenga en óptimas condiciones la operación del sistema sin costo para tu empresa.

Interfaz adaptable: Acceder a la información desde cualquier parte en cualquier dispositivo te brindará autonomía. ¡Factura en cualquier lugar!

Los avances tecnológicos nos brindan una valiosa oportunidad para administrar las empresas de diferente manera, integrar herramientas digitales será preciso para adaptarte más fácilmente a los cambios que se avecinan.

 

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