21 noviembre 2014 | Contabilidad y administración

La contabilidad sin papeles parte 2 [Infografía]

Hoy continuaremos hablando sobre la contabilidad electrónica, quiénes están excentos y quiénes están obligadas a llevarla y otra información que será muy útil para ti. Si tienes comentarios o preguntas no dudes en escribirnos al final del post.

Contribuyentes obligados a llevar contabilidad electrónica

Según el artículo 43 transitorio de la Resolución Miscelánea Fiscal 2014, la obligación de llevar contabilidad electrónica iniciaba a partir del 1 de julio de 2014, únicamente para personas morales, fueran o no contribuyentes del Impuesto Sobre la Renta. Pero en la en la 5ª. Resolución Miscelánea publicada el 16 de octubre de 2014, cambió el plazo de inicio obligatorio de contabilidad electrónica a enero 2015.

Las personas físicas con actividades del Régimen General de ley, cumplirán con la obligación de enviar su contabilidad a partir del mes de enero de 2015, a más tardar el día 27 del mes posterior, utilizando para ello el Buzón Tributario, al igual que las personas morales.

La contabilidad electrónica se integra por los siguientes documentos:

  • Catálogo de cuentas.
  • Balanza de comprobación.
  • Pólizas.

De esos documentos solo se enviaran al SAT el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación a nivel de cuentas y subcuentas. Las pólizas contables solamente serán enviadas a requerimiento de la autoridad. Las personas morales también tendrían la obligación de enviar la balanza de comprobación que contenga los ajustes por cierre del ejercicio, a más tardar el día 20 de abril de 2015.

Originalmente la autoridad estableció la obligación de enviar el catálogo de cuentas en el mes de octubre, al igual que las balanzas de julio y agosto de 2014, pero la 5ta Resolución Miscelánea publicada el 16 de octubre de 2014, cambió el plazo a enero 2015, tanto para enviar el catálogo de cuentas como las balanzas de comprobación de julio a diciembre 2014.

Recientemente se aprobó en la cámara de senadores la Ley de Ingresos de la Federación para 2015 y en la Fracción IV de su artículo 22 señala lo siguiente:«…el ingreso de la información contable a través de la página de internet del Servicio de Administración Tributaria deberá realizarse a partir del año 2015…»

Esta disposición ha causado controversia en cuanto a su interpretación, porque surge la duda de si prevalecerá la obligación de enviar la contabilidad de julio a diciembre de 2014 o bien, si solo se enviará la contabilidad a partir de enero de 2015 de acuerdo al calendario que publique el SAT.

Personas exentas de llevar contabilidad electrónica

De acuerdo con la resolución miscelánea fiscal 2014 y con la información publicada en el portal del SAT, las personas que se encuentran exentas de llevar contabilidad electrónica y, en consecuencia quedan liberadas de enviar su contabilidad al SAT, son las siguientes:

  1. Personas físicas con ingresos por actividades empresariales y profesionales que no hayan excedido de dos millones de pesos en el ejercicio inmediato anterior y que utilicen la herramienta denominada «Mis Cuentas» del portal del SAT, incluyendo a las personas que tributen en el Régimen de Incorporación Fiscal.
  2. Los sindicatos obreros y los organismos que los agrupan.
  3. La federación.
  4. Las entidades federativas.
  5. Los municipios.

Recomendaciones

Tomando en cuenta que las empresas PYMES normalmente no llevan su contabilidad al día, y no tienen su contabilidad debidamente ordenada, es muy importante hacer una depuración completa de todas aquellas cuentas que representan un riesgo fiscal.

Es probable que la obligación de enviar la contabilidad al SAT sea la contabilidad que se genere a partir de enero de 2015, sin embargo, es recomendable que la contabilidad de julio a diciembre de 2014 ya esté generada conforme a las diversas disposiciones fiscales aplicables a la contabilidad electrónica, por lo que es mejor apegarse a las disposiciones vigentes aunque finalmente no se haga el envío al SAT por 2014.

La contabilidad electrónica ya no ocupa papeles, toda la información estará guardada en dispositivos de almacenamiento de datos como son discos duros y servidores, por lo que se vuelve indispensable buscar los medios de respaldo y custodia de toda la documentación contable en forma digital en lugares y dispositivos de alta seguridad. Hay empresas que ofrecen el servicio de almacenamiento de datos en la nube y garantizan la seguridad de la información como ClickBalance.

Si se logra el objetivo de tener la contabilidad al día, es recomendable que los empresarios revisen y analicen su información reflejada en los estados financieros mensuales a través de indicadores financieros clave para conocer la situación de su empresa y tomar decisiones basadas en la información real.

Si el empresario desconoce lo básico de la contabilidad y las finanzas, es conveniente que se capacite para poder aprovechar la información de la contabilidad electrónica y pueda dirigir su empresa con mayor acierto y mejores resultados.

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