17 octubre 2014 | Contabilidad y administración

La contabilidad electrónica : el panorama general

Gracias a la prórroga para la contabilidad electrónica del SAT los contribuyentes tendrán que cumplir con la obligación de enviar su contabilidad electrónica a partir de enero de 2015, de no haber procedido dicha prorroga este cambio debería de haber iniciado en octubre de 2014. ¿Ya estas listo? Sí no lo estas, pon atención para que estés listo para enero, ya que esta sería tu última oportunidad.

La contabilidad electrónica llegó para quedarse, es un cambio inevitable, todas las empresas y contribuyentes están obligadas a llevar los registros que integran la contabilidad en medios electrónicos y a ingresar su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT), así que será mejor aprender las nuevas reglas del juego.

No buscamos convertirte en un experto en contabilidad electrónica, pero sí queremos darte un panorama general sobre el nuevo proceso que se tiene que seguir y que sepas las diferencias entre contabilidad electrónica para personas físicas y para personas morales.

Información que se enviará

Lo primero que hay que saber es que información vamos a enviar independientemente del régimen fiscal en el que te encuentres:

  • Catálogo de cuentas: El catálogo de cuentas de nivel mayor y subcuenta (niveles 1 y 2) por única vez en el primer envío (en enero 2015), y tres días después cada vez que sea modificado. El catalogo de cuentas comprende en orden alfabético, numérico o alfanumérico las cuentas que se manejan para ser usadas en todos los papeles de trabajo como el libro diario, mayor, y estados financieros básicos. Se divide en secciones, como activo, pasivo, capital, cuentas de orden, cuentas de resultados (compras y ventas), gastos y productos financieros.
  • Pólizas: Aquí se incluyen las cuentas generadas por ti y otras por tus proveedores en todo el proceso contable. Las generadas por ti pueden dividirse en ventas, notas de crédito, cobro y nómina. Las que te entregan tus proveedores son notas de crédito y pagos que les hagas a ellos. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación; asimismo debe ser posible identificar los impuestos, y en las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste. Mes con mes tendrás que generar estos archivos para incluirlos en el archivo que se tiene que subir al portal del SAT.
  • Balanza de comprobación: Deberá incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden. En el caso de la Balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren.
¿Cómo se envía la información?

La entrega de la información es a través del Buzón Tributario, en el apartado Contabilidad Electrónica; el envío debe hacerse con firma electrónica y el formato de los archivos debe ser en XML y se debe comprimir cada archivo en zip. Asegúrate que la información de los archivos XML esté en español y la denominación de este expresada en pesos mexicanos.

La generación de los archivos XML puede hacerse de forma manual, con una extensión del programa de Microsoft office Excel o de manera automática con un sistema de contabilidad. Si cometiste algún error al subir uno de los documentos, no te preocupes, puedes volver a subir el archivo cuantas veces sean necesarias, siempre y cuando no pases la fecha límite establecida. Si el SAT detecta alguna inconsistencia te enviará un correo notificándotelo y te pedirá que lo corrijas dentro de un plazo de 3 días. En caso de no haber movimientos en alguna cuenta del catálogo también tendrás que subir un archivo informándolo.

Un ejemplo de sistema informático es la solución contable de ClickBalance que además de generar de forma automática los archivos que el SAT solicita en XML permite validarlos para comprobar si están redactados de forma correcta.

Recuerda que conforme al artículo 30 del código fiscal, tienes que conservar los archivos XML durante un plazo de 5 años desde que se subieron al sistema del SAT. Esto es en caso de que se requiera hacer una auditoría o comprobar algún dato sea posible accesar a ellos.

Ahora que ya sabemos la información que se envía al SAT podemos continuar con las diferencias entre la contabilidad electrónica para personas físicas y para personas morales.

Contabilidad electrónica para personas físicas

Las personas físicas comienzan a enviar su información a partir de enero 2015. Para el envío deberán ingresar al buzón tributario y seleccionar la opción de contabilidad electrónica, el tipo de información que se enviará y adjuntar el archivo junto con los datos generales relacionados, sin olvidar la firma electrónica.

  • Balanza de comprobación (mensual): Como máximo el día 27 del mes inmediato posterior.
  • Cierre del ejercicio (anual): A más tardar el día 30 de abril del ejercicio inmediato posterior.

Si el envío es exitoso recibirás un acuse de recepción. En cambio, cuando los archivos tienen errores informáticos, recibes un aviso a través del Buzón Tributario para que, dentro de los tres días hábiles siguientes, corrijas esa situación y los envíes nuevamente.

Contabilidad electrónica para personas morales

Las personas morales están obligadas a llevar en sistemas electrónicos 3 tipos de elementos: su catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas contables, los cuales deben enviarse en formato XML al SAT a través del Buzón Tributario. La fecha de entrega de los documentos es:

  • Balanza de comprobación (mensual): Como máximo el día 25 del mes inmediato posterior.
  • Cierre del ejercicio (anual): A más tardar el día 31 de marzo del ejercicio inmediato posterior.

Todo este proceso nuevo puede llegar a ser un poco complejo al principio, pero con la adecuada instrucción y la práctica lograras hacerlo sin problemas.

Danos tu opinión de la nueva manera de llevar el proceso contable, ¿Contrataras un sistema que les generé los archivos necesarios o serás de los valientes que quieran hacerlos ellos solos?

Referencias: http://goo.gl/9jFeAS http://goo.gl/aZ1Kqk http://goo.gl/WD0ChK http://goo.gl/XZKsX4 http://goo.gl/C1a8uq http://goo.gl/05N1Dg

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