22 abril 2018 | Contabilidad y administración

¿Funcionan las plantillas de Excel como control de inventarios?

¿Pierdes tiempo capturando datos para obtener un balance general de tu inventario?
¿Tienes problemas para transportar tu información contable a otro dispositivo?

Si es así, probablemente trabajar en hojas de cálculo de Excel ha dejado de ser funcional para las necesidades actuales de tu empresa.

Si bien el programa de Windows es utilizado comúnmente para este tipo de tareas, hoy presenta limitantes para los negocios que requieren agilizar y llevar un mejor control de sus procesos operativos.

No se puede negar el potencial de una poderosa herramienta como el software de Excel, cuyo uso ha predominado en el ámbito laboral por su amplio rendimiento en cálculos financieros. Pero, entonces ¿por qué cada vez más empresas optan por otro tipo de soluciones para el control de sus inventarios? Analicemos un poco más las ventajas y desventajas de Excel.

Lado A: Ventajas de utilizar Excel para tu control de inventario

Es un software gratuito: Y esta es una gran ventaja, ya que al ser gratuito nos permite mantener un control sin que éste tenga un costo extra y un impacto en las finanzas de tu negocio.

Es fácil de utilizar: Excel es uno de los softwares más útiles y fáciles de emplear para obtener un balance general del inventario. Sin embargo, su facilidad no te permite tener sistemas demasiado complejos.

Lado B: Desventajas de usar plantillas de Excel para tu control de inventario

Baja seguridad: La información de tu negocio es muy valiosa, por lo que requiere un manejo y resguardo adecuado. Al usar Excel, un archivo puede modificarse, sin que sepas quién, dónde o por qué.

No son compatibles con todos los sistemas operativos o versiones anteriores del software: Esto puede ser un gran problema si necesitas transportar datos de tus inventarios a un dispositivo diferente.

No genera información en tiempo real: ¿Qué artículo se ha vendido mejor? ¿Cuál es la disponibilidad en almacenes? Este tipo de reportes no pueden obtenerse con Excel, lo que hace menos eficiente la operatividad.

Cierres inesperados del programa: Lo que puede ocasionar pérdida de datos o archivos importantes.

Poco control y conocimiento actualizado de otras áreas: Si no cuentas con información del día a día, tener un control eficiente de los inventarios se complica.

Seguramente, conforme tu inventario ha crecido tú mismo has detectado que estas limitaciones de Excel influyen en el desempeño de los procesos operativos de tu empresa y quizá es momento de buscar otra alternativa tecnológica.

Y entonces, ¿qué hago?

Sabemos que tomarás la decisión adecuada para mejorar los procesos operativos de tu negocio porque nadie mejor que tú conoce las necesidades de tu empresa, su operatividad y la proyección de crecimiento a futuro que ésta tiene.

 

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