19 abril 2018 | Contabilidad y administración

8 cosas a evitar al crear un correo para una cobranza efectiva

Pierde el miedo a “perder” muchos emprendedores temen romper la relación con un cliente por “molestarlo” con correos de cobranza pero los retrasos pueden acumularse, lo que sin duda...

Uno de los principales beneficios que las nuevas tecnologías le permiten a tu empresa, son las notificaciones sobre vencimientos de los pagos de tus clientes morosos.

Los incumplimientos de pago pueden convertirse en un verdadero dolor de cabeza, afectando las finanzas de tu negocio si se aplazan demasiado. Los correos electrónicos se encuentran entre los tipos de cobranza más comunes, incluso antes que las llamadas telefónicas.

Aquí te decimos las cosas que debes evitar a toda costa al crear un correo electrónico de cobranza:

1. Evita dirigir un mensaje impersonal

Ante todo, la cordialidad, pero sin abusar de las formalidades. Aunque se trate de un correo de cobro, trata de mantener un lenguaje amable y dirígete a tus clientes morosos por su nombre para transmitirles una mayor cercanía. Además, le estarás enviando el “mensaje” de que tu empresa conoce bien a sus clientes (y por supuesto, sus pagos pendientes).

Te compartimos un ejemplo de cómo puedes comenzar un correo hacia tu cliente:

"Estimado Lic. Ayala, esperando que haya pasado unas excelentes fiestas decembrinas, le hacemos llegar la primera notificación de retraso en su pago referente a nuestros servicios de este bimestre..."

2. No “maquilles” las alertas de un retraso importante en el pago.

Puedes mejorar tu sistema de cobranza con asuntos de correos específicos. Evita el uso de “adornos” en el cuerpo del mensaje, ya que esto desvía la atención y resta importancia al incumpliento, especialmente si este es urgente.

Ejemplo de algunas líneas de asunto que puedes implementar:

Asunto: Tercer aviso de cobro. Fecha límite de pago 30 de enero.
Asunto: Quedan 5 días para aprovechar los beneficios de tu pago anticipado. Consulta las bases en este correo.
Asunto: Saldo pendiente a liquidar antes del 15 de enero. (Nombre de la empresa).

3. Usar muchos términos legales que abrumen a tus clientes morosos

No todos tus clientes son expertos en materia legal, por lo que te aconsejamos usar un lenguaje “digerible” para explicar estos aspectos de tu sistema de cobranza. No es necesario omitir información de este tipo, sino explicar o resumir de la mejor manera posible para que tu cliente lea el correo completo y sepa bien de lo que se trata.

Algunos sinónimos que puedes aplicar en tus correos son:

Arbitraje= solución/resolución
Moratorio= retraso/aplasamiento
Bursátil= bancario/financiero

4. No dejar clara la importancia del pago que se solicita

Para lograr un cobranza efectiva, desde la primera notificación deja en claro a tu cliente la importancia de que haga su pago en tiempo y forma. Subraya las desventajas que representa para tu empresa y para los usuarios el incumplimiento. Esto, desde luego, sin parecer amenazante.

Por ejemplo, si tu negocio brinda servicios bajo suscripción, incluye oraciones como: “Agradeceremos que regularices tu pago lo antes posible para que tu cuenta siga vigente”.

5. Emplear un tono demasiado severo o muy sutil

Como te comentamos antes, la cordialidad es un factor que suma valor a la imagen de tu empresa. Sin embargo, usar un tono demasiado sutil en un correo de cobranza no es conveniente, ya que puede dar pie a más pretextos respecto a pagos atrasados y puede que tus clientes morosos no le tomen la seriedad suficiente. También ocurre un efecto negativo si el tono de tu correo es por el contrario, demasiado severo.

Algunos ejemplos que no debes incluir dentro de un email de cobro:

"Estimado cliente, nos gustaría saber podríamos recibir su pago en los próximos días".
"Exhortamos su pago, su plan de servicios será cancelado de inmediato".

6. Sorprender a tus clientes con sanciones o cargos extras de los que no se les informó antes

Las razones de retraso en un pago son tan variadas, así como puede ser el proceso de cobranza de una empresa, por eso es importante que al enviar la factura a tus clientes, le informes sobre todas las políticas de la empresa por incumplimiento, según sea el caso.

7. Enviar un mensaje ambiguo o muy general sobre los motivos de la cobranza

Mensajes demasiado generales como “Le recordamos sobre su pago pendiente con X negocio”, será eso, un recordatorio más. Esto bien puede funcionar, o pasar desapercibido para clientes morosos que se han retrasado mucho tiempo en su pago.

Si quieres que tu correo sea más efectivo, sé específico y adjunta una copia de la factura. De este modo, también tu cliente tendrá certeza sobre los detalles de su adeudo, en caso de que se le haya extraviado o no la haya recibido.

8. No olvides pedirle a tu cliente una confirmación de recibido

Pierde el miedo a “perder”. Muchos emprendedores temen romper la relación con un cliente por “molestarlo” con correos de cobranza. Pero los retrasos pueden acumularse, lo que sin duda afectaría la liquidez de tu negocio.

Procura solicitarle a tu cliente que confirme si ha recibido el correo o bien, si ya ha pagado. Más vale tener la seguridad de que la factura no se le ha perdido o que ya está al tanto de su adeudo.

Para que las finanzas de tu negocio no se vean afectadas por demoras prolongadas, ¡cuentas siempre claras con tus clientes! No olvides que actualmente la tecnología te permite encontrar un sistema contable que te ayude a mantener en orden tus procesos de cartera vencida.

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