31 marzo 2018 | Contabilidad y administración

5 tips para crear el mejor proceso de cobranza

Es preciso que en tu empresa definas un proceso de cobranza que te dé registros confiables sobre sus movimientos, facturas y recibos, esto con el fin de llevar un seguimiento oportuno de tus clientes.

Sin un buen flujo de efectivo, difícilmente tu negocio crecerá ¿cierto? Por eso los pagos puntuales de tus clientes son un factor clave para que tu proces de cobranza se mueva sanamente y para poder seguir ofreciendo un servicio de calidad.

Conforme aumenta tu cartera de clientes, es preciso que definas un proceso de cobranza que te dé registros confiables sobre sus movimientos, facturas y recibos. ¡Te contamos sobre las estrategias de cobranza más importantes para que definas un procedimiento efectivo! Toma nota...

Designa a un responsable que gestione tu sistema de cobranza.

En los negocios pequeños, los cobradores suelen ser los propios dueños, sin embargo, muchas veces se designa a un responsable para que realice esta operación; así es como se comienza a crear tu departamento de cobranza.

Un buen proceso de cobranza depende tanto de la tecnología usada para administrar la información, como del personal encargado de esta área. Quien realice esta tarea debe cumplir con un perfil muy profesional y con alta disposición de servicio.

Su función va de la mano con el departamento de ventas, especialmente para lograr que los clientes cumplan con sus pagos, al tiempo de cuidar la relación con ellos.

Emite las facturas en el momento correcto.

Esto desde luego, implica una excelente gestión de la información del cliente. Un buen software de contabilidad te ayudará a tener un registro de las facturas y emitirlas automáticamente.

TIP: Envía el documento de inmediato y solicita una confirmación de recibido. Asegúrate que se especifique el concepto de compra, precio, fecha de vencimiento y las políticas de tu empresa al respecto. Toma en cuenta que aplazar el envío de una factura prolonga los tiempos de pago.

Lleva reportes de cuentas por cobrar.

Apóyate en tu software contable para administrar los reportes de cobranzas. Así podrás darle un seguimiento puntual a los pagos, saber la fecha exacta de emisión de facturas y sus plazos de vencimiento.

Los reportes de cuentas por cobrar te ayudarán a tomar mejores decisiones sobre las acciones a implementar según cada caso, al ofrecerte en tiempo real el estatus de tus cobranzas e indicadores.

TIP: Verifica que el software que utilices esté diseñado para facilitarte estas operaciones y que te permita exportar tu información desde Excel.

Establece las vías que usarás para alertar sobre adeudos.

¿Llamadas telefónicas? ¿Recordatorios a domicilio? ¿Correos electrónicos? Define la vía y la secuencia para notificar a tus clientes sobre sus pagos pendientes, especialmente cuando han excedido el límite de tiempo.

El medio más común son los correos de cobranza, ya que favorecen la agilización de los cobros y otras operaciones relacionadas. ¿Quieres hacerlo mucho más efectivo? Échale un vistazo a nuestro post 8 cosas que debes evitar en un correo de cobro.

Administra tus cobranzas con un software de contabilidad que sea seguro.

Manejar todos los datos importantes en un sólo lugar te ayudará a tener un mejor control y seguimiento de las finanzas de tu empresa. ¡Que no se te pase nada! Apóyate en un software o ERP confiable para que tengas a la mano la información de contacto de tus clientes, detalles de sus compras y su historial de facturas.

Finalmente, te recomendamos planear y evaluar con frecuencia el sistema de cobranza que decidas aplicar. Recuerda que ante todo, los cobros implican una comunicación clara y cordial con tu cliente.

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