26 febrero 2014 | Contabilidad y administración

10 consejos para manejar un negocio de manera eficiente (1ra. parte)

Primera Parte:

Para que un negocio tenga éxito es necesario dedicarle un gran esfuerzo y compromiso. Esta suposición es cierta pero incompleta, ya que también es necesaria la capacidad de estar bien organizado para tomar buenas decisiones.

Este esfuerzo extra que exige el éxito con frecuencia lleva a los empresarios a sacrificar aspectos importantes de su vida personal para atender las demandas de trabajo, sin embargo esto no es sostenible en el largo plazo ya que ponen en riesgo cosas mucho mas importantes que el mismo negocio, como la salud personal y la familia.

Es necesario por lo mismo encontrar un balance que le permita al empresario aplicar su mejor esfuerzo y compromiso, de manera inteligente y ordenada, manteniendo tiempo y energía para si mismo y las personas que son importantes para el (o ella).

Además, la organización en los negocios es de vital importancia porque le permite al empresario operar de manera consistente, anticipando necesidades y evitando problemas innecesarios, al tiempo que permite optimizar el uso de los recursos y finalmente lleva al negocio a generar utilidades.

Por estas razones ClickBalance se preocupa por tí y trae estos 10 consejos para manejar un negocio de manera eficiente.

1: Haz un Plan de Negocios, y mantenlo actualizado.

Un plan de negocios es como un mapa para que no pierdas el rumbo. Te dará una guía de lo que debes hacer y cómo lo debes hacer.

Independientemente de los supuestos que tengas que hacer, un plan de negocios no son “castillos en el aire”, sino todo lo contrario: constituye los planos de construcción de tu negocio.

 Con un buen Plan de Negocios podrás validar la idea que quieres desarrollar de manera objetiva, y así comprobarás si existe o no una verdadera oportunidad en ese nicho de mercado en el que estas trabajando.  Podrás visualizar diferentes escenarios y anticiparte a ellos, tendrás claro cuanto dinero necesitas para invertir y operar.

Un plan de Negocios te da las herramientas para poder competir contra otros empresarios que están interesados en la misma oportunidad que tu buscas, y quienes muy probablemente tengan alguna ventaja sobre ti.

Para hacer un Plan de Negocios sólido y viable es conveniente que te asesores con expertos. Hay algunas universidades y organismos especializados que pueden ayudarte a hacerlo.

Es importante que no lo hagas tu solo ya que la visión externa y neutral, sin subjetividad ni compromisos previos es necesaria para lograr la credibilidad del mismo. Además te sorprenderás con las ideas y visión que te pueden aportar asesores externos para explotar nuevas oportunidades de negocio en tu nicho.

Y una vez que lo tengas, no lo archives tan pronto superas tu etapa de apertura. Utilízalo como referencia para que tus estimados ahora reflejen la realidad porque pequeñas alteraciones del mercado pueden requerir que ajustes tu plan o desarrolles nuevas estrategias de contingencia.

 El Plan de Negocios debe permanecer vigente y es conveniente que lo actualices al menos una vez al año.

2. Establece metas alcanzables y retadoras.

Es muy importante tener claro qué es lo que debemos lograr, para eso establecemos las metas, ya que nos marcan los objetivos.

Una meta debe ser alcanzable para mantener al grupo de trabajo concentrado, y con la certeza de que se logrará el objetivo. Si planteamos una meta demasiado ambiciosa no pasará mucho tiempo antes de que tu gente se dé cuenta que es imposible alcanzarla y empezaran a no tomarla en serio. En cambio, si mantenemos una meta alcanzable, siempre estará presente en la mente del equipo de trabajo ya que está en sus manos alcanzarla.

También debe ser retadora para mantener una sana presión sobre el grupo, de tal forma que se mantengan motivados por alcanzarla, ya que en el interior todos queremos demostrar que somos capaces.  Una meta alcanzable y retadora nos dará la posibilidad de mantener al equipo concentrado y motivado, sin desgastarlos en una misión imposible.

El tamaño de las metas es importante: Las metas chicas son tan valiosas como las grandes. La razón es que para lograr una meta grande se tienen que alcanzar una serie de metas chicas y no es sino a través de lograr pequeñas metas que uno llega a alcanzar metas más grandes.

Si quieres tener éxito en tu negocio es necesario que no solo te fijes metas para tu empresa. También debes fijarte metas para tu vida que te mantengan motivado para seguir adelante con tu proyecto. Es fácil cansarse o aburrirse de tener un negocio propio cuando no lo ligas al cumplimiento de metas personales.

3. Las ventas deben ser lo más importante para tu negocio.

Las ventas inyectan efectivo al negocio y sin ellas, el negocio se seca.

Muchas veces el empresario abre su negocio porque tiene alguna habilidad especifica, normalmente de carácter técnico, y piensa que las ventas se darán fácilmente porque su experiencia y habilidad harán que el público venga a comprarle. Otras veces siente que su idea de negocio es tan buena que los clientes vendrán solos.

Sin embargo el comprador es esquivo y difícil; es exigente, no solo en el aspecto funcional del producto o servicio, sino también en el proceso de convencimiento. El día de hoy los clientes tienen muchas opciones para adquirir cualquier producto o servicio, y tu trabajo principal debe ser estar en el numero 1 de su lista de opciones.

Para lograr esto debes establecer una estrategia de comunicación sólida que te permita ser conocido y tomado en cuenta por el cliente al momento que surge su necesidad. Debes definir en tu presupuesto mensual una cantidad bien razonada para publicidad y posicionamiento, esta se pagará sola.

 En este caso, deberás pensar en qué medios estarás presente, para que tu cliente piense en ti antes que en tu competencia, y por lo tanto te busque a ti primero. El Internet te ofrece herramientas muy buenas y económicas para esto, pero existen también medios mas tradicionales que siguen siendo muy poderosos. Una buena presencia de tu local, con logotipos y mensajes atractivos y claros también es de gran ayuda.

También debes pensar en que tu personal de ventas debe están muy bien capacitado, y debe tener buenos incentivos para ayudarte a alcanzar las metas propuestas en tu Plan de Negocios. Un buen vendedor se hace con el tiempo, pero no debes olvidar que hay cualidades naturales en una persona que facilitan que se convierta en un buen vendedor, como tener capacidad de comunicación interpersonal, ambición, simpatía, presencia, empuje, entre otras.  El aspecto técnico de su formación te corresponde a ti, por lo que debes asegurarte que el personal de ventas recibe la capacitación técnica adecuada. Esto lo valora mucho el público.

Por último, debes establecer un proceso de venta y debes poder medirlo, de tal forma que puedas identificar la eficiencia de tu equipo en las diferentes etapas. El tener información de tus clientes, y de sus respectivas oportunidades de venta te permitirá conocerlos mejor y establecer estrategias específicas para cerrar la venta. En este punto es importante que te apoyes en alguna herramienta de software que te permita configurar tu proceso de ventas y construir una base de datos de clientes. Recuerda que venderle a un cliente existente es 5 veces mas fácil y barato que venderle a un cliente nuevo.

Además una herramienta de software te permitirá tener todo tipo de reportes para que visualices bien las etapas de tu proceso de ventas, y puedas así identificar los aspectos que debes mejorar, o los productos que debes impulsar más, o bien eliminar porque no tienen rotación.

Una empresa con buenas ventas, aun siendo ineficiente en otros aspectos, puede salir adelante, pero una empresa sin ventas nunca sale adelante, no importa que tan eficiente sea para administrar u operar otros procesos. Por estas razones debes poner mucha atención a las ventas.

4. Selecciona bien a tu personal

Si logras llevar a tu negocio al punto de necesitar contratar personal es síntoma de que estás haciendo las cosas bien, pero tienes que ser muy cuidadoso con las personas que contratas. Sobre todo si tu negocio es pequeño es muy importante que tu personal tenga compromiso por dar un buen servicio al cliente y se preocupe por tu negocio.

Para esto debes definir bien las cualidades, conocimientos y habilidades especificas que necesita tener un candidato para poder desempeñar bien el puesto que debe cubrir. Si esto no lo tienes claro, lo mas probable es que contrates a alguien que no hará bien sus funciones. Esto se llama definir el Perfil del Puesto.  En otras palabras, piensa en la persona ideal, y luego sal a buscarla.

Es común buscar personal barato, aunque no tenga muchas habilidades, con el objetivo de ahorrar dinero, sin embargo es frecuente que esto reditúe en gastos adicionales cuando esta persona comete un error al no estar bien preparado para la función que debe desempeñar. Por esto es importante además de tener claro el perfil, ofrecer un sueldo acorde a sus funciones y responsabilidades, sin caer en el error de buscar falsos ahorros en sueldos.

Una persona capaz, que tenga las habilidades que necesita tu negocio, será también atractiva para otra empresa, por lo mismo debes ofrecerle un sueldo justo y otros incentivos para que se mantenga motivado. Estos incentivos son de tipo sicológico y no tienen por que costarte dinero: Buena comunicación entre tú y ellos, tratarlos con respeto y dignidad, darles la posibilidad de aprender y desarrollarse como empleados y como personas, mantenerlos motivados al sentirse parte importante del equipo, etcétera.

Recuerda que todas las personas tenemos la necesidad de “contribuir”. Explícale a tu personal la gran contribución que tiene para tu negocio su trabajo por simple que parezca. Desarrolla un espíritu de equipo en el que se valore el trabajo de todos los que participan en la empresa, desde los servicios de limpieza hasta el trabajo que haces tú como dueño o gerente son igual de importantes porque todos necesitan de todos para llegar a los resultados y a que la empresa tenga éxito.

5. Define y estandariza tus procesos

Uno de los problemas más comunes en las empresas pequeñas y medianas es la falta de estandarización en los procesos operativos. Es común que una misma labor se realice de forma diferente si la hace una persona u otra, es decir, cada quien lo puede  hacer a su manera.  Esto ocasiona variaciones en la calidad, en los tiempos y en los costos, y hace muy incierta la planeación de escenarios.

Para solucionar esto es aconsejable estandarizar procesos, buscando que las primeras funciones en ser estandarizadas sean las que están en línea directa con la cadena de valor que termina con el cliente.

La estandarización te dará la certeza de que las cosas siempre se hacen de la misma forma, con el mismo nivel de calidad, independientemente de la persona que las haga. Te dará mucha paz mental, y podrás concentrarte en lo mas importante.

Una vez estandarizados tus procesos los debes automatizar con el uso de una herramienta de software. Esto te dará la garantía de que nadie podrá hacer las cosas a su manera, y que los controles se siguen sin excepción.  De esta manera tus clientes estarán mas satisfechos, pues sus expectativas se podrán cubrir de manera consistente cada vez que vienen a tu negocio.

Es importante que antes de introducir un sistema para automatizar revises bien los procesos existentes y te asegures que éstos son óptimos, y si es necesario, corrígelos.  Por ningún motivo debes hacerlo al revés: automatizar antes y luego revisar procesos, pues corres un alto riesgo.  Esta es una falla muy común que cuesta mucho dinero a los empresarios.

Los siguientes 5 puntos los veremos en el próximo articulo …

 

Conoce a nuestros colaboradores